36協定の様式は、働き方改革を受けて2020年、2021年と立て続けに変更され、2021年の改正では電子申請による本社一括届出が可能となりました。

この記事では、36協定の電子申請のやり方や注意点などについて、わかりやすく解説します。

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36協定の電子申請とは

36協定の電子申請は、政府が運営する行政サービスe-Govの機能を利用して行います。36協定の電子申請そのものは以前から可能でしたが、2021年4月より電子申請に限り「複数事業場がある会社における本社一括届出」が可能となりました。

36協定とは

36協定とは、時間外労働や休日労働を命じるために締結・届出が必要な労使協定です。36協定を締結せずに、時間外労働や休日労働を命じた場合は法律違反に該当し、罰則が科せられますので、注意してください。

36協定を締結すると、月45時間・年360時間まで時間外労働を命じられます。ただし、毎月45時間ギリギリまで時間外労働を命じると、45×12=540時間となり、年間の上限時間を超えてしまうため注意しましょう。

また、大規模なクレーム対応やシステム復旧など、通常予見できない業務量の大幅な増加がある場合には、特別条項を設けておくことで原則の上限時間を超えて、時間外労働を命じられます。

働き方改革でこのように残業時間に上限が設けられたことで、2020年には「36協定届」の様式が大きく変更されました。

36協定の届出方法は3種類

36協定の届出方法は、以下の3種類があります。

  • 管轄労働基準監督署の窓口に提出
  • 郵送による提出
  • 電子申請

このうち、窓口提出と郵送による提出は、原本と控えの2部印刷する必要があります。また、窓口提出の場合は受付時間内に労働基準監督署まで足を運ぶ必要があり、郵送の場合は提出してから受理されるまで日数がかかるというデメリットがあります。

一方で、電子申請の場合はオンライン上で申請手続きを完結できるため、わざわざ労働基準監督署へ赴く必要はなく、タイムラグもほとんど発生しないため、電子申請へ切り替える企業が増えており、また政府も電子申請を推奨しています。

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36協定の電子申請はどう変わった?

36協定の電子申請は、2021年4月から以下の2点につき変更が加えられ、従来よりもスピーディーに申請手続きを完結できるようになりました。

  1. 電子申請による本社一括届出が認められた
  2. 電子署名・電子証明書の添付が不要になった

電子申請による本社一括届出が可能に

複数事業場を有する企業においては、事業場ごとに労働者代表が異なる場合でも、電子申請に限り、本社からの一括届出が可能となりました。

従来の一括届出は、すべての事業場において、1つの過半数労働組合と協定を締結している場合にのみ認められていました。今回の改正により、この要件が緩和されたことになります。

ただし、あくまでも「届出」の一括であって、労使協定の締結や労働者代表の選出などは事業場単位で行う必要がある点には、注意しましょう。

事業場とは

支社・支店・営業所など、場所的に独立している組織を指します。労働基準法や労働安全衛生法は、基本的に事業場単位で適用されるケースが多くなっています。

例外として、同一の場所であっても単なる部署・部門の範疇を超えて明らかに異なる業態の労働者が混在している場合(工場の製造作業員と、工場内の食堂スタッフなど)は、それぞれ別の事業場として扱うことになっています。

一方で、場所的に離れていても、1人のみが常駐する営業所など、労務管理上独立していると言えない場合は、同一の事業場として扱われます。

電子署名・電子証明書の添付が不要に

紙の書類による36協定届の署名・押印が廃止されたことに伴い、電子申請時の電子署名・電子証明書の添付が不要となりました。従来は合意の上で36協定が締結された事実を証明するため、押印や署名が求められていました。

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36協定の電子申請の流れ

36協定の電子申請は、以下の手順に沿って手続きを進めていきます。

  1. e-Govのアカウント登録
  2. ブラウザの設定及びアプリのインストール
  3. マイページから申請手続き

1. e-Govのアカウント登録

e-Govは、政府が運営する行政サービスの総合窓口で、36協定届の申請だけでなく、就業規則の変更や変形労働時間制の労使協定の届出も行えます

まずは「e-Gov電子申請」にアクセスし、アカウント登録を行います。既に登録済みのアカウントがある場合は、そちらを利用します。

2. ブラウザの設定及びアプリのインストール

e-Govの電子申請アプリをインストールする前に、ブラウザの設定を確認し、ポップアップブロックが有効になっていた場合は解除します。また、e-Gov電子申請サイトを「信頼済みのサイト」に登録します。

上記の設定を済ませたら、お使いのPCに合わせて「Windows版」または「MacOS版」の専用アプリをダウンロードします。インストールは、ダウンロードしたインストーラの指示に従えば問題なく完了します。

3. マイページから申請手続き

マイページの手続き検索から「36協定届」を選択し、入力フォームへ必要事項を入力して提出すれば申請は完了です。マイページからは検索機能に加え、基本情報の編集や各種手続きの申請状況を確認できます。

マイページにアクセスすればすぐに必要な情報を確認できるので、手続きの進捗状況に過度に気を配る必要はありません。

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勤怠管理システムで電子申請に対応しましょう

2020年4月から大企業を対象に社会保険関連届出の電子申請が義務化されており、今後は中小企業にも義務化が及ぶとみられています。e-Govを利用すると、多くの申請手続きをオンラインで完結できるだけでなく、補助金や助成金の活用もスムーズに進められます。

さらに、e-Gov対応の勤怠管理システムを導入することで、申請書類の作成・提出の手間が大幅に削減できるため、業務全体を効率化できます。近年は低コストでハイスペックな機能を搭載したクラウド型勤怠管理システムが、多数登場しています。

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