労働義務がある日に欠勤や遅刻・早退があった場合、「ノーワーク・ノーペイの原則」に基づいて欠勤控除が行われます。欠勤控除の計算ルールについては、会社が任意に定めることができますが、トラブル防止のための注意点もいくつか存在します。

この記事では、複数ある欠勤控除の計算方法のメリット・デメリット、矛盾が生じる場合の対処法、控除対象にできる手当の種類についてわかりやすく解説します。

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欠勤控除とは?

欠勤控除とは、本来労働義務のある日に欠勤または遅刻・早退があった場合に、該当日数・時間分の賃金を控除することをいいます。

労働基準法には欠勤控除に関する規定が存在しないため、計算ルールは会社が任意に定めることができます。ただし、そのルールについては、就業規則等で定めておく必要があります。なお、同じく給与を減額する行為である「減給」と混同しがちですが、減給は制裁処分の一種であり、まったく別の概念のため、わけて考える必要があります。

ノーワーク・ノーペイの原則とは?

ノーワーク・ノーペイの原則とは、「使用者は労働がなかった時間についての賃金を支払う必要がない」という、賃金支払の考え方に関する原則です。

労働契約の本質は「労働者が使用者に使用されて労働し、使用者がこれに対して賃金を支払うことについて、労働者および使用者が合意すること」です。この考え方を根拠としているのがノーワーク・ノーペイの原則であり、明文化されていないものの広く認められている考え方です。なお、使用者の責めに帰すべき休業や、法の要請に基づいた休暇である年次有給休暇などは、このノーワーク・ノーペイの原則の例外と言えます。

欠勤控除の対象となる給与形態

欠勤控除の対象となる給与形態は、主に月給制(いわゆる日給月給制)と年俸制です。完全月給制の場合は、勤怠実績に関わらず毎月の給与額が固定されているため、欠勤控除の対象とすることはできません。

日給制及び時給制の場合は、実際に勤務した日数・時間数に応じて給与額が計算されるため、欠勤控除が必要ありません。ただし、日給制については、遅刻や早退にともなう時間単位の控除は発生します。また、賃金構成が「基本給+出来高」となっている歩合制の場合は、基本給部分のみ欠勤控除の対象となります。

>>勤務形態の種類は?管理上の注意点を解説

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欠勤控除の計算方法

欠勤控除については、法令上の規定がないため、就業規則上で計算方法等の具体的な運用について明記しておく必要があります。欠勤控除の計算方法については大きく2つのパターンがあり、それぞれにメリット・デメリットがあります。

年平均の月所定労働日数を用いる方法

1つは所定労働日数の平均から日給を計算し欠勤控除をする方法で、計算式は以下のとおりとなります。

月給額 ÷ 年平均の月所定労働日数(年間の所定労働日数 ÷ 12) × 欠勤日数

最も一般的な計算で、1日欠勤した場合の控除額が不変であり、控除額計算がしやすいというメリットがあります。一方で矛盾が生じやすいというデメリットもあります。

たとえば、年平均で計算をした月の所定労働日数が20日だった場合において、該当月の実際の所定労働日数が21日あるケースでは、20日欠勤してしまうと実際には1日労働しているにも関わらず、その月の給与が全額控除されてしまうことになります。

この計算方法自体は、年間を通じて考えた場合に欠勤日数と欠勤控除の総額が同じになるため違法ではないものの、賃金全額払の原則と矛盾してしまいます。

デメリットの対処法

上記のような、実際は勤務した日があるにも関わらず、その月の所定労働日数によっては給与支払が0になってしまう場合の対応として、一定の日数を境に計算方法を使い分けるという対処法があります。

  • 減額方式:欠勤日数が月の所定労働日数の過半数に満たない場合は、原則に基づいて欠勤控除を行う
  • 加算方式:欠勤日数が月の所定労働日数の過半数に達した場合、月給額を年平均の月所定労働日数で割った金額に実際の出勤日数をかけた金額を支給する

たとえば、該当月の所定労働日数が21日ある場合、欠勤日数10日までは減額方式、欠勤日数11日以上は加算方式、と使い分けることで、出勤した日がありながら無給となることを防ぐことができます。

該当月の所定労働日数を用いる方法

もう一つの計算方法は、該当月の所定労働日数を用いる方法で以下の計算式で計算します。

月給額 ÷ 該当月(賃金計算期)の所定労働日数 × 欠勤日数

この計算方法の場合、実際に勤務した月の所定労働時間をもとに計算するため、出勤日と給与額の間に矛盾が生じません。

一方で、月ごとに控除額を計算する必要があり、年間の所定労働日数を元にした計算方法よりも計算が煩雑になるというデメリットがあります。また、所定労働日数の少ない月の場合は一日あたりの労働単価が高くなり、欠勤した場合の控除額も大きくなってしまいます。

>>所定労働日数とは?所定労働時間や実労働日数について解説

遅刻・早退に対する賃金控除の計算方法

遅刻・早退に対する賃金控除の場合は、一般的に以下の方法で計算します。

月給額 ÷  年平均の月所定労働日数(年間の所定労働日数 ÷ 12)  × 遅刻・早退の時間

遅刻や早退に対する賃金控除の場合、月給制・年俸制の場合に加え、日給制で働く社員についても対象となります。

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手当は欠勤控除の対象にできる?

多くの場合、給与は基本給に加えて各種手当によって構成されています。欠勤控除をするにあたって、どの手当までを控除対象とするかについては、法令上で明確な定めがないため、各社が就業規則等に定めておく必要があります。

各種手当と賃金控除

以下の表のように、出勤と直接関連する手当は控除対象に含め、出勤とは関係なく属性や職域によって支払われる手当は控除対象に含めないのが一般的です。

控除対象に含める控除対象に含めない
通勤手当
営業手当
昼食手当
資格手当
家族・扶養手当
住宅手当
役員報酬

もちろん、会社独自の判断基準に基づいて対象とする手当を定めることも可能ですが、労働者の理解を得られる範囲とするのが望ましいでしょう。

トラブルになりやすい欠勤控除の注意点

欠勤控除を考えるにあたり、労働基準法のほかの規定と照らし合わせて特に注意すべきポイントについてお伝えします。

欠勤控除の端数処理

欠勤控除の計算によって金額に端数が生じた場合には、必ず切り捨て処理とします。控除額を切り上げて計算してしまうと、実際に労働したにも関わらず支払われない賃金があることになってしまい、全額支払の原則に違反してしまうからです。

また、遅刻・早退に対して賃金控除を行う際も、時間は1分単位で計算する必要があり、7分の遅刻を15分や30分に切り上げるような処理は認められません。

残業代は欠勤控除で相殺できない

欠勤した月と同月に発生した残業代を、欠勤控除と相殺することはできません。

たとえば、1日の所定労働時間が8時間の事業場において1日欠勤し、同月に8時間の残業をしたとします。その場合、残業時間を欠勤時間で相殺して欠勤控除しない代わりに残業をなかったことにする、といった扱いは認められません。

よって、残業した8時間につき時間外割増賃金を加算した額(125%)を支払い、欠勤控除に関しては基本賃金相当分(100%)とする必要があります。ただし、月の残業時間をあらかじめ見込んで、毎月固定の残業代を支払うみなし残業制においては、就業規則による定めがある場合に限って欠勤控除の対象とすることができます。

休日出勤は欠勤控除で相殺できない

欠勤と同月に休日出勤した場合も、残業の場合と同様に休日割増賃金を欠勤控除で相殺することはできません。ただし、労働者に対して個別に同意を得ている場合は、基本賃金相当分に限って相殺が認められます。よって、休日割増賃金相当の35%分については、休日出勤の実績に応じて支払う必要があります。

フレックスタイム制における欠勤控除

フレックスタイム制は、清算期間内における総労働時間枠を設定し、日々の始業及び終業時間を労働者が自由に設定できる制度です。そのため、清算期間における総労働時間さえ満たしていれば欠勤控除は発生しません。

総労働時間に満たない場合には欠勤控除をすることは可能ですが、実際には不足分を翌月の総労働時間に繰り越して上乗せ運用とすることが一般的です。また、フレックスタイム制において、必ず出勤していなくてはならないコアタイムを設定している場合は、コアタイムに対する遅刻・早退時間分について、欠勤控除の対象となり得ます。

勤怠管理システム導入で、欠勤控除の処理も簡単に

欠勤控除は、労働者にとっては給与額の減額という直接のマイナスの影響があるため、明確なルールに沿った運用を行わなければ、思わぬ労使トラブルに発展しかねません。控除額の計算や対象となる手当など、自社のルールを正しく理解して対応する必要があります。

勤怠管理システムであれば、あらかじめ設定しておくことで会社ごとのルールに従って正しく処理できるため、事務負担を軽減しながらトラブル防止につなげることが可能です。

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