欠勤とは、言葉通り「出勤を欠くこと」。つまり働くはずだった日に、仕事を休むことです。この欠勤の扱いについて、給料控除の仕組みなど意外と見落としがちな大切なポイントが多くあります。

毎月固定給で支払っている社員に対して、欠勤控除をする際どのような計算方法があるのでしょうか。また欠勤とその他の会社を休む日の違いについても、わかりやすく解説。欠勤に対してどのように対応していけばいいのかを紹介します。

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欠勤とは

欠勤とは、単純に仕事を休むこと全般を指すわけではありません。仕事を休む日としては、有給休暇や公休、法定休暇など様々な名称があります。

それでは欠勤とはどのような状態で仕事を休んだ日を指すのでしょうか。

欠勤の定義

欠勤とは「出勤すると定められた日に、労働者の都合(休暇取得以外の理由)で仕事を休むこと」です。

あらかじめ休む事が決まっている日に休むことは欠勤とは呼ばずに、公休や有給休暇になり、休日出勤の代わりに別日に休むことは振替休日や代休となります。

>>公休とは?有給との違いやパートやバイトの取り扱いなどを解説

>>振替休日と代休の違いをわかりやすく解説|法律違反リスクを回避

工場の設備不具合や業績悪化による人員調整など、会社の都合で休みになる場合も、欠勤ではありません。こうした使用者責任による休業の場合は、休業期間中の平均賃金の60%以上の休業手当を支払わなくてはなりません。

労働者都合による休みの中でも、介護休暇や子の看護休暇、生理休暇などは法律的に認められた法定休暇となります。このような法律で認められた休暇は、従業員から申請があった場合は原則的に会社側は取得を認めければならず、欠勤扱いにはできません。

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欠勤の理由

社員が会社を欠勤するのにはどのような理由があるのでしょうか。

従業員の個人的事情による休みであっても、会社が独自で決めている休暇制度(特別休暇)を取得した場合は、欠勤にはなりません。多くの会社で導入されている特別休暇としては、親族が亡くなった時に取得できる忌引休暇や、年末年始休暇などが挙げられます。

体調不良

体調不良による欠勤は一番よくあることで、会社によっては病気休暇などの名称で医者の診断書があれば欠勤扱いされない場合があります。

二日酔いなど自己管理に問題がある体調不良による欠勤は、本人の責任なので欠勤扱いされるのは当然といえるでしょう。

しかし、インフルエンザやコロナウイルスなどに感染している場合は、無理して出勤すると感染が広がり、むしろ会社にとって迷惑となる場合があります。ウイルス感染による体調不良は、どんなに本人が感染予防をしていても、社会で生きている以上は完全に防止することは難しいと言えます。

あまりウイルス感染者に対して自己管理を厳しく追及していると、無理をして出勤する社員も出てくるでしょう。結果的に、社内に感染が広がり会社としては大きな被害となってしまいます。このような事態にならないよう、取り扱いは慎重に行うべきです。

また、女性の場合は生理による体調不良でも生理とは言わず、体調不良と言って欠勤をすることもあります。生理休暇は法律的に認められた休暇ではあるものの認知度が低く、また周囲の目を気にしてあえて取得しないという女性従業員も存在します。

法定休暇としての生理休暇を周知する、あるいは制度を利用しやすいよう、女性従業員に配慮した名称の休暇として設ける、などの工夫も必要です。

>>生理休暇は有給 or 無給? 法律の解釈は?

傷病

ケガや病気による急なお休みも法律的には、休暇扱いにするように会社に義務づけてはいないので、欠勤となる場合があります。ただし、会社の独自の「傷病休暇」として、ケガや病気による休みを、欠勤扱いとしない会社も多く見られます。

また、業務中に負った怪我などで就業できなくなった場合は、業務災害となり、会社はその療養に必要な費用を負担し、休業中の賃金を「休業補償」として支払わなくてはなりません。

こうした業務災害による療養補償や休業補償の会社負担を軽減するため、会社は労働者災害補償保険(労災)に加入し、いざという時は労災から補償費用を補填することになります。

なお、業務や通勤と関係ない私的な怪我などによる休業の場合は、労災からの補償は受けられませんが、健康保険に加入している従業員であれば、一定条件のもと傷病手当金が支給される可能性があります。

傷病手当金の支給額は、「標準報酬日額(社会保険料決定の基礎になる標準報酬月額の直近12カ月の平均額を、30で割った額) × 2/3 × 待機期間(連続3日以上の休み)を除いた休業日数」で、同一の傷病について最長で「支給を開始した日から通算して1年6ヵ月」まで支給されます。

事故

事故による欠勤は、場合によっては連絡がつかず無断欠勤とされる場合もあります。

本人が気を失っていることはそれほど多くはありませんが、携帯電話が水につかってしまったり、衝撃で壊れたり電池がなくなったりした場合に連絡が取れないことがあります。例えば飲み過ぎて徒歩で帰宅する途中に、足を滑らせて川に落ちてしまうと、ケガは軽症でも、携帯電話が水に浸かってしまっているので連絡をとることができません。また、通勤途中に決められた経路で出勤や退勤をしている時に、事故に巻き込まれた場合は労災とされる場合もあります。

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欠勤した場合の給料について

欠勤した場合は「ノーワーク・ノーペイの原則」に従い、基本的に賃金は発生しません。

この時に、本来の給与から休んだ分の給与が引かれることを欠勤控除と呼びます。本来の給与が減額される点では減給と似ていますが、減給は罰則によるものなので意味が異なります。

なお、年次有給休暇以外の法定休暇については、休暇取得日を有給とするか無給とするかを、会社が定めることができます。

欠勤控除の仕組み

欠勤控除はノーワーク・ノーペイの原則に基づいて、休んだ分の給料を月給から引く仕組みです。

欠勤控除は時給や日給などの加算方式で働いている社員や会社にとっては、なじみのない制度で、実際に欠勤控除をすることもまずないでしょう。時給や日給の場合は、勤務がなかった時間分は、給与計算時に加算しなければいいだけなので、あまり問題にはなりません。

欠勤控除の計算が必要となるのは、主に月給制や年棒制の給与体系ということになります。

計算方法

欠勤控除には、「年平均の月所定労働日数を用いる方法」と「該当月の所定労働日数を用いる方法」の2パターンがあります。

「年平均の月所定労働日数を用いる方法」は、一般的によく用いられる計算で、1日欠勤した場合の控除額が不変であり、控除額計算がしやすいというメリットがあります。一方で、欠勤日数があまりに多いと矛盾が生じやすいというデメリットもあります。

「該当月の所定労働日数を用いる方法」は、出勤日と給与額の間に矛盾が生じないというメリットがある一方で、月ごとに控除額を計算する必要があり、計算が煩雑になるというデメリットがあります。

>>欠勤控除の計算方法をわかりやすく解説|手当も控除できる?

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欠勤とその他の休みの違い

一言で「会社を休む」と言っても、欠勤のほかに様々な形の休みがあります。

無断欠勤とは?

無断欠勤は連絡をせずに休むことで、多くの会社で重大な懲罰対象とされています。会社によっては無断欠勤をした時点で即解雇(法的に認められるかは別として)と、就業規則で定めている場合もあります。

ただし、事故に巻き込まれた場合など、本人が意識を失っていたり、連絡手段が閉ざされた状況に陥っていた場合は、当然無断欠勤とはなりません。

また、休みたい旨を会社の上司に伝えた上で、会社がそれを認めなかった場合は、無断ではないので、欠勤とはなるものの無断欠勤とはなりません。

休職とは?

休職とは「従業員の自己都合により、長期に渡って労働を免除される、つまり会社を休む」ことで、退職をするはずのところをしばらく猶予している状態でもあります。主に海外留学や、ボランティア活動などのために休職を選択する場合が多いようです。

似た言葉である「休業」は、会社都合や労働災害、出産・育児などの自己都合により業務に就けない従業員が、会社を休むことを指します。同じ自己都合であっても、産前産後休業や育児休業など労働基準法や育児・介護休業法によって規定されているものが対象となります。

>>休職とは?休業との違いや手当について解説

公休とは?

公休とは、労働義務が発生しない休日を指し、法律用語ではなく慣習的に使われている言葉です。労働基準法が定める「法定休日」と会社独自に定める「所定休日(法定外休日)」を合わせたもの、つまり就業規則や勤務カレンダー等で会社が定めた休日が公休と呼ばれます。

週休2日制の会社は、1週間のうち2日が公休になり、そのうち1日は法定休日、他方が所定休日になります。この他にも、休日と定められた祝日や夏季休暇なども公休に含まれます。

>>公休とは?有給との違いやパートやバイトの取り扱いなどを解説

>>2022年の夏季休暇はいつから?平均日数は?ない会社も?

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欠勤の対応方法

欠勤の対応方法にはどのような方法があるのでしょうか。

欠勤が多いと他の社員の負担も増えてしまい、会社としてのバランスが崩れてしまう恐れがあります。

有給休暇への振り替え

欠勤を有給休暇に切り替えることは、社員にとっては欠勤したことで給料が減らずに済むことなのでありがたい話となるでしょう。

しかし、有給休暇を取得するためには、従業員が自ら年次有給休暇の権利を行使するために請求をしなければならないのが原則です。

つまり、会社から一方的に欠勤を有給休暇に切り替えることは、法律違反となります。従業員が認識していない状態でこのような運用をしていると、欠勤しても給料が支払われるという誤解を与えるばかりでなく、いざ有給を取得しようとした際に取得日数が残っていないという事態に陥ります。

せめて、従業員が事前に休みたいと申し出ている日に対して、欠勤ではなく有給休暇の取得を勧奨するレベルに留めておきましょう。

欠勤が多い従業員への対応

欠勤が多い社員への対応は慎重に行なわなければならず、うつ病などの精神疾患の可能性も考えられます。また女性社員の場合は、生理による体調不良で欠勤が多くなってしまっている場合もあります。

生理の場合は法定休暇の1つである生理休暇が利用できるので、生理休暇の制度も積極的に利用するように促しておくと良いでしょう。

それ以外の二日酔いなどの自己管理不足によることが原因の欠勤の場合でも、厳しく注意するのではなく、皆勤手当などを用意しておくと効果的です。

法律的に認められた看護休暇や介護休暇以外で、欠勤した回数が少ないと特別な手当を支給する制度を用意しておけば、自己管理不足による欠勤は改善されることが期待できます。

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欠勤の管理は、勤怠管理システムが効果的

欠勤の定義や対応方法について紹介しました。欠勤に対しては、ノーワーク・ノーペイの原則に従って欠勤控除を行うことができますが、線引を明確にしておかないと思わぬトラブルに発展します。

欠勤控除の計算方法や、欠勤が常習化している従業員への懲戒処分など、しっかり就業規則に明記して、法に則った運用を行いましょう。

勤怠管理システムを導入することで、あらかじめ設定した会社ごとのルールに従った欠勤処理ができるため、事務負担を軽減しながらトラブル防止につなげることが可能です。また、従業員の勤怠状況が一元管理できるため、欠勤の多い従業員へのケアも早期に行えます。

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