働き方改革関連法施行を受け、2019年4月より会社に年次有給休暇管理簿の作成・保存が義務付けられました。年次有給休暇管理簿はエクセルでも作成可能で、様々なテンプレートも提供されていますが、機能的にはやや不十分な面もあります。

本記事では、エクセルによる年次有給休暇管理簿の問題点や、それに代わる有効な管理方法などについて、わかりやすく解説します。

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年次有給休暇管理簿とは

年次有給休暇管理簿は、労働者一人ひとりの年次有給休暇(以下有休)の付与日数や取得状況を記録した資料です。

2019年4月から施行されている働き方改革関連法に伴い、有休の付与日数が10日以上である労働者につき、年間5日以上の有休を取得させることが義務付けられました。年次有給休暇管理簿は、この取得義務を果たすための重要な資料として位置づけられています。

第二十四条の七 使用者は、法第三十九条第五項から第七項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日(第一基準日及び第二基準日を含む。)を労働者ごとに明らかにした書類(第五十五条の二及び第五十六条第三項において「年次有給休暇管理簿」という。)を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後五年間保存しなければならない。

労働基準法施行規則第24条の7|法令検索 e-Gov

有給休暇取得義務化の背景は、長時間労働の是正やワークライフバランス改善など、様々な理由が挙げられます。対象労働者が年5日の有給休暇を取得できなかった場合、企業は罰則を科せられる可能性があります。

なお、条文上は年次有給休暇管理簿の保存期間は5年と定められていますが、当面の経過処置として、基準日から1年経過後及び3年間の保存とされています。

年次有給休暇の付与要件をおさらい

有休は、以下の要件をいずれも満たした労働者に対して、10日(フルタイム労働者の場合)が付与されます。

  1. 雇入れの日(入社日)から6ヶ月継続して雇用されている
  2. 全労働日の8割以上出勤している

あわせて読みたい:有給休暇付与に必要な出勤率8割とは?|計算方法をわかりやすく解説

週所定労働日数が5日未満でかつ週所定労働時間が30時間未満のアルバイトやパートタイムについては、継続勤務年数や週所定労働日数などに応じて、比例付与されます。

継続勤務年数0.5年1.5年2.5年3.5年4.5年5.5年6.5年以上
付与日数10日11日12日14日16日18日20日
フルタイム(週所定労働日数5日以上または週所定労働時間30時間以上)労働者の付与日数
週所定
労働日数
1年間の
所定労働日数
継続勤務年数(年)
0.51.52.53.54.55.56.5以上
4日169日~216日78910121315
3日121日~168日566891011
2日73日~120日3445667
1日48日~72日1222333
週所定労働日数4日以下かつ週所定労働時間30時間未満の労働者の付与日数

年次有給休暇管理簿には何を記載する?

最低でも基準日・日数・時季の3項目は記載が必要です。様式について決まったフォーマットはありませんが、厚生労働省から以下の参考様式が公開されています。

記載必須項目内容
基準日年休を付与された日付
日数年休を取得した日数
時季年休を取得した日付
年次有給休暇管理簿に記載必須の項目

参考資料(Excel):年次有給休暇取得管理台帳(厚生労働省のテンプレート)

基準日(年休の付与日)

有休を付与した日に該当し、基準日から1年ごとに有給休暇を5日取得しているかを確認します。法定通り運用していれば、入社日から6ヶ月経過した日が最初の基準日、以降は1年6ヶ月経過した日、2年6ヶ月経過した日…が基準日になります。

また、初年度は入社日に前倒しで付与、2年目以降は法定通りなど、基準日が2つある場合は前者を第一基準日、後者を第二基準日として記載します。

日数(年休の取得日数)

日数は基準日から1年以内に、労働者が何日有休を取得したかを記載します。年10日有給休暇を付与されている従業員が、期日までに5日取得しているかを確認してください。

また、労使協定を締結して時間単位年休の導入している場合、時間単位年休の取得時間数も併せて記載します。ただし、時間単位年休は有休5日取得義務の対象外であることには注意が必要です。

あわせて読みたい:【管理者向け】時間単位の年次有給休暇|実務ポイント総ざらい

時季(年休の取得日)

労働者が実際に有休を取得した日付を記載します。半日単位で取得していた場合は、半日取得の旨を併せて記載します。また、計画年休を導入している場合、会社指定の年休か従業員の時期指定によるものか、判別できるよう記載します。

✓あわせて読みたい:有休の取得率をアップさせる計画年休の活かし方

なお、取得に際して使用者側から時季変更権の行使があったか否かについては、特に記載する必要はありません。

✓あわせて読みたい:トラブルにならない年次有給休暇の時季変更権の使い方|強制力はどのくらい?

年次有給休暇管理簿の管理方法

年次有給休暇管理簿の作成や管理方法に決まりはありません。労働者名簿や賃金台帳と組み合わせて作成しても構いません。

一般的には、エクセルか勤怠管理システムを利用して管理する会社が多いようです。エクセルはコストが掛からない点がメリットですが、手作業での入力や管理を行うため、人事担当者に掛かる負担が大きくなります。

一方、勤怠管理システムは、導入・運用コストはかかるものの、有給休暇の取得状況や付与日など、各種データをシステム上で一元管理できます。そのため、人事担当者が一人ひとりの動向を細かく追いかける必要はなく、管理する負荷を減らせます。

エクセルによる年次有給休暇管理簿

エクセルで年次有給休暇管理簿を作成する場合、無料で作成できる点がメリットです。厚生労働省が公開している無料サンプルを始め、多くのサイトで無料テンプレートが掲載されており、ダウンロードすればすぐにフォーマットを入手できます。

エクセルは業務での使用頻度も高く、操作性に関しても心配いりません。ただし、自社で一から作る場合は、関数やマクロだけでなく、労働基準法の規定も理解している従業員が必要で、作成工数もかかるため、テンプレートをダウンロードした方が早いでしょう。

コストが掛からないのがエクセルのメリットですが、手入力であるため、入力ミスや入力漏れが起きやすいというデメリットがあります。また、基準日が従業員によってバラバラである場合は、管理が非常に煩雑になり担当者の負担が大きくなります。

さらに、エクセルの記録はあくまでもエクセル内でのみ完結するデータであるため、日々の勤怠データとの連動性が乏しいという問題もあります。

おすすめは勤怠管理システム

勤怠管理システムは有休の付与日・取得状況・残日数など、システム上で有給休暇に関する様々なデータを一元的に管理できるため、人事担当者の業務負担を大幅に削減できます。

仮に取得が遅れている労働者がいた場合は従業員と上司にアラート通知を発し、取得を催促できます。一方、従業員側にとってもワークフロー機能を活用すれば、有給休暇の申請がシステム上で完結するため、申請作業がコア業務の妨げになる心配もありません。

また、勤怠管理システムは、豊富な出退勤打刻・勤怠データの自動集計・残業時間把握など、勤怠管理に必要な多くの機能を備えており、従業員一人ひとりの勤怠状況を正確に把握できます。

システム上に打ち込んだデータが自動反映されるため、ヒューマンエラーも起きにくくなります。さらに、個々の重要員の勤怠データと有休データを並行して確認できる点も大きなメリットと言えます。

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年次有給休暇管理簿についてよくある質問

年次有給休暇管理簿について、よく寄せられた質問をQ&A形式でまとめました。

Q
年次有給休暇管理簿の保存期間は?
Q
年次有給休暇管理簿の作成義務違反に罰則はある?

年次有給休暇管理簿は勤怠管理システムがオススメ

エクセルの年次有給休暇管理簿は手軽な一方、ヒューマンエラーを招きやすく、ほかの労務管理データとの連動性にも乏しいです。

勤怠管理システムを導入すると、有休休暇申請・基準日に応じた取得日の記録・勤怠データとの連携など、多くの作業が自動化され、年次有給休暇管理簿や勤怠管理が楽になります。

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