年次有給休暇は、労働基準法において労働者に認められている権利です。そのため、会社が取得そのものを拒むことはできません。

ただし、「何日前までに申請するか」「どのような手続きが必要か」などについては、特に法律に定めがなく会社がルールを定めることが可能です。

この記事では、労働者の有休取得の権利を尊重しつつ、取得率をアップさせるためのルール作りについて、わかりやすく解説します。

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有給休暇取得は労働者の権利

年次有給休暇(以下「有休」)は労働者に与えられた権利です。本来労働日として設定されている日に有休を取得すると、賃金を保障しつつ労働義務が免除されます。労働者は心身をリフレッシュする時間を確保でき、体調管理や仕事へのモチベーションアップを図れます。

有休は入社から6か月以上継続して雇用され、全労働日の8割以上に出勤した労働者に付与されます。条件を満たしていれば、アルバイトやパートなど、雇用形態や勤務形態に関わらず付与されますが、付与日数については所定労働日数や勤続年数により変動します。

会社は、労働者が希望した日に取得させることで事業の正常な運営が妨げられる場合に限り、取得日の変更を求めることはでき、これを「時季変更権」と呼びます。ただし、取得そのものを拒むことはできないため、誤った運用とならないよう注意しましょう。

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有給休暇は事前申請が原則

有休は、事前申請を前提とした制度と言えます。原則的に有休は、労働者が取得希望日を指定して請求する(「時季指定権」と呼びます)ことによって、有効に成立します。

第三十九条 
⑤ 使用者は、前各項の規定による有給休暇を労働者の請求する時季に与えなければならない。ただし、請求された時季に有給休暇を与えることが事業の正常な運営を妨げる場合においては、他の時季にこれを与えることができる。

労働基準法第39条5項 法令検索e-Gov

これに対して使用者は、「事業の正常な運営を妨げる場合に限り」時季変更権の行使という形で、取得日の変更を求めることができます。

かりに当日の申請もしくは事後申請となると、上記の「事業の正常な運営を妨げるか否か」という判断をすることができないため、事前申請が原則とされているのです。

時季変更権が認められる場合とは

従業員規模、業務の繁忙、同日の有休取得人数、代替要員の確保などの事情により、総合的に判断されることになります。以下のような場合は、「事業の正常な運営を妨げる」と認められる可能性が高いと言えます。

  • 当該労働者にしかできない業務につき、納期が迫っている
  • 同時季に複数の労働者が取得希望したため、代替人員の確保ができない

一方で、「日常的な人手不足である場合」「希望日に取得させないと事項消滅する場合」などは、認められないでしょう。

事後申請でも認めるべき場合がある

急病や身内の不幸などは、事前に予定を立てることが困難であるため、たとえ事後申請になった場合でも認めるのが望ましいでしょう。

また、こうした例外的な場合でも、「取得日から○日以内に申請が必要」など、就業規則にルールを規定しておくことが重要です。

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有給休暇の申請ルール作りのポイント

申請期限や手続きに関して、有休の申請ルールは基本的に会社が自由に設定できます。ただし、労働者の権利を侵害するような規定は無効とされます。この点を踏まえて、申請ルール作りのポイントをご紹介します。

申請ルールが無効とされる場合

まず、以下のような申請ルールは、正当な取得の権利を妨げるものとして認められません。

  • 申請ルールそのものが労働者に周知されていない
  • 申請期限が不当に早い
  • 複数の決裁権者への申請を求めるなど、手続きが複雑すぎる

申請ルールは就業規則に規定されるのが一般的であるため、従業員側に周知されていないということは、就業規則の周知義務が果たされていないということになります。

また、複数の決裁者が関わるなど手続きが複雑化すると、従業員が有休の申請を躊躇する原因となり、取得率の低下に繋がります。

有給休暇の申請期限

有休の申請期限は、取得日の2~3日前に設定する形が一般的です。早くても1週間前までを目途に期限を設定しましょう。申請期限に関して法的な規制はありませんが、従業員が申請しやすいよう、期限を設定することが重要です。

仮に「1ヶ月前までに」などと不当に早い期限を設けると、有休申請そのものがしづらくなるため、無効とされる可能性が高いと言えます。

ただし、数日間に渡っての取得の場合は、業務調整や代替要員確保の必要性から、ある程度期限を早くしても差し支えないでしょう。柔軟に対応できるよう、複数パターンを規定しておくことをお勧めします。

有給休暇の申請方法|口頭やメールでもOK?

有休の申請方法は、「口頭」「書面」「メール」「ビジネスチャット」など、さまざまな方法が考えられます。ただし、年次有給休暇管理簿に正確な記録を残すことを考慮すると、口頭は避けたほうが無難でしょう。

年次有給休暇管理簿は、従業員の有休付与日(基準日)や取得時季、残日数など、有休の取得状況を記録する管理簿です。2019年度からの有休の年間5日取得義務に合わせて、作成・保存が義務付けられています。

社内で規定のフォーマットがある場合、書面申請であれば記録として残せます。システム機器を利用しないため、操作性やITリテラシーへの心配も無用で、確実な方法です。ただし、テレワークには対応できず、従業員数が多い場合は印刷コストが膨らむデメリットもあります、

メールやビジネスチャットを利用する場合は、テレワークにも対応できますが、どちらも業務で使用頻度の高いツールであるため、管理者が見落とす可能性がある点には注意が必要です。

近年は、勤怠管理システムのワークフロー機能を利用するケースも増えています。システム上で申請・承認作業が完結するため、ペーパーレス促進や管理コスト削減にも繋がり、おすすめの方法と言えます。

有給休暇の申請理由を聞くのはNG?

有給休暇の利用目的は労働者の自由であり、申請理由によって取得させる/させないを判断することは認められません。

ただし、あくまでも事務の必要性から、形式的に理由を聞いたり書面に書かせたりすること自体は、違法ではありません。

有給休暇が事後申請となった場合の取扱い

事後申請となった場合に備えて、たとえば以下のような取り決めを就業規則に規定しておくことをおすすめします。

  • 原則は書面申請だが、メールなどの申請も受け付けるか
  • 実際の取得日以降、何日後までに申請が必要か
  • 事後申請を懲罰対象とするか

また、たとえば急病で事後申請となった場合に、診断書などの提出を求めることは差し支えないとされています。

労働義務のない日に有給休暇の申請があったら?

賃金の保障があることを奇貨として、たとえば会社の所定休日や夏季休暇などを有休として消化したいという申請があった場合は、認めるべきでしょうか?

有休は、「労働日の労働を免除しつつ、その日の賃金を保障する」制度です。よって、そもそも労働義務のない日には取得できず、時季指定権も成立しないため、時季変更権の行使をするまでもなく申請を却下できるというのが結論になります。

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有給休暇の申請ルールは明文化しましょう

有休は、年10日以上付与されている労働者に対して、5日以上の取得が義務付けられています。対象の労働者が5日取得を達成できない場合、労働基準法違反として、未達成者一人につき30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。

取得義務達成のためには、有休を取得しやすい職場環境・ルール作りが重要です。申請期限や方法に関するルールは、労働者の便宜と会社の管理のしやすさのバランスと取りながら定め、就業規則に明記して周知しておく必要があります。

そこで、勤怠管理システムを利用することで、申請ワークフロー機能を用いた申請管理やリアルタイムでの有休管理が可能となります。

「勤怠管理システムの選定・比較ナビ」をご利用いただくと、有休管理機能が充実した勤怠管理システムの中から、自社に最もマッチングする製品を探し出せます。低コストでハイスペックな機能を搭載している勤怠管理システムを多数扱っている点も、嬉しいポイントです。

有給休暇の取得率向上を目指している事業主の方は、勤怠管理システムの選定・比較ナビを是非ご利用ください。

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