勤怠管理システムの導入を検討されている企業の皆様が、最も知りたいこと。

それはやはりコストパフォーマンスの話ではないでしょうか。

本記事では、「初期費用っていくらかかるの?」「ランニングコストは実際どれくらい?」「かかった費用の分だけ、恩恵を受けられるのか」そんなお悩みをお持ちの方に、勤怠管理システムの費用対効果について徹底解説しています。

※この記事は、勤怠管理システムの導入に10年以上携わる専門家が監修しています。ぜひご参考にしてください。

まずは、勤怠管理システムを導入する目的から整理していきましょう。

失敗しない勤怠管理システムの選び方とは?
・勤怠管理システム検討時に抑えるべき点を整理したい
・現状の勤怠業務で管理すべき点を網羅的に整理したい
・効率化(システム化)できる点を整理したい

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勤怠管理システムを導入する目的

勤怠管理システムの費用対効果について考える前に、そもそも勤怠管理システムを導入する目的は何なのか?を明確にする必要があります。

費用対効果は、「目的を達成するための対価として、その金額は妥当なのか」で判断するためです。

勤怠管理の目的を再確認

大前提として、勤怠管理の目的は、大きく2つあります。

  • コンプライアンスの遵守/労働基準法や就業規則に基づき、適正な給与を支払う
  • 従業員の労務管理/過剰労働の防止など従業員の健康維持につなげる

タイムカードや出勤簿などのアナログな方法であっても、最新の勤怠管理システムであっても、勤怠管理を行なう目的は同じです。

勤怠管理をシステム化する理由は?

それでは、タイムカードなどの従来の勤怠管理から、アプリなどの勤怠管理システムへ変更する理由は何でしょうか。

勤怠管理システムを導入する目的は、ずばり業務効率化です。これまで、手書きの出勤簿やタイムカードを見てExcelへ入力し、給与や労働時間を計算・記録していた作業。この作業を勤怠管理システムは自動で行なってくれるので、大幅な業務効率化につながります。

このように、これまで人の手で行なっていた作業を自動化することで、作業時間を短縮する(もしくはゼロにする)という効果はイメージがしやすいでしょう。

他にも、これまで長時間労働の注意喚起や休暇取得のアナウンスまで手が回らなかった企業においては、従業員の健康管理や働き方改革といった高度な領域まで労務管理を広げることができるという効果も期待できます。

ポイント

勤怠管理システムを導入することで得られる効果は、効率化と高度化です。

  • 効率化とは/これまで行なっていた勤怠管理の作業効率をアップさせること
  • 高度化とは/できていなかった広範囲な労務管理を手がけること

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勤怠管理システムの費用対効果とは

ここまでの解説で、勤怠管理の本来の意義と、勤怠管理システムを導入する目的は再認識いただけたと思います。

それではここから、本題である「勤怠管理システムの費用対効果」について考えていきましょう。

費用についてはかかる金額なのでイメージしやすいと思いますが、効果はいったい何をもって判断すればいいのかを具体的にご紹介していきます。

導入後の効果の考え方

勤怠管理システムの効果は、「効率化」と「高度化」で判断すると解説しました。

おさらいすると、効率化は、今まで実施してきた勤怠管理の時間短縮や自動化。高度化は、今まで実施していなかった勤怠管理への領域拡大です。

よって、勤怠管理システムを導入した効果を見るためには、「導入前よりどれだけ効率化できたか」「新たな取り組みをどれだけ実施できたか」に着目します。

もう少し「効率化」と「高度化」のイメージをしやすいように、よくある事例を元に「効果」を見ていきましょう。

ケーススタディ:有休取得率が上がらず、会社として取得率アップを目指したい

  • 導入前の管理方法

労務担当者が休暇未取得の社員をデータから抽出し、本人や上長へ注意喚起メールを送信することで休暇取得を促していた。具体的には、月末に手作業でデータ集計を行ない、5部署に対して5通のメールを送信。その後、休暇が取得されたかどうかチェックして電話する…といった後追い作業もありました。

  • 導入後の管理方法

勤怠管理システムが有給休暇の取得率を判別し、本人や上長への注意喚起メッセージを自動送信。その後、一定期間、有給休暇の申請や取得がないとアラートがかかるようにしました。

このケースでは、これまで手作業で行なっていた休暇管理を「効率化」できた好事例です。もしも、これまで休暇取得の推進ができていなかった企業だとすると、労務管理を「高度化」する効果が得られることになります。

勤怠管理システムを導入する効果は、今まで手作業で行なっていた打刻チェックや集計作業の効率化だけでも充分にあります。それに加えて、今まで実施していなかった労務管理まで手掛けられると、勤怠管理システムの効果は一層高まります。

コラム

今回ご紹介したケースでは、有給取得を促進する1つの手段として「注意喚起メールを送る」という方法を取りました。

有給休暇を取得できるかどうかは、その職場の状況や関係性にもよるので、注意喚起メールや通知を送ったからといって、すぐに有給取得率がアップするわけではありません。

しかし、そもそも「改善すべき」という意識が、本人や上長にないことも考えられるため、促進するための最初の一歩として、注意喚起はおすすめです。注意喚起メールや通知の効果が見られない場合は、抜本的な人員調整や働き方改革から考える必要があるでしょう。

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勤怠管理システムの費用

ここからは、勤怠管理システムの費用について解説します。勤怠管理システムは、従業員1人あたり月額〇〇円という設定のサービスが多いです。

導入費用とランニングコストを把握し、費用対効果が得られるのかを考えましょう。

勤怠管理システムの料金体系

勤怠管理システムには、クラウド型とパッケージ型があります。

クラウド型の勤怠管理システムは、インターネット上でサービスを使うため、パッケージ型に比べて導入が簡単。初期費用を抑えられる傾向にあります。

クラウド型の勤怠管理システム

クラウド型の料金体系の相場としては、初期費用が3万円〜50万円(無料の製品もあります)、システム使用料が従業員1人あたり月額200〜350円(税抜)が多いです。

また、100名までは月額〇〇円、300名までは月額△△円などと、決められた人数までは一定の料金で利用できるサービスもあります。

パッケージ型の勤怠管理システム

パッケージ型の勤怠管理システムは、自社でサーバーを用意し、ソフトウェアをインストールして使用します。

クラウド型に比較すると、初期費用は高くなりますが、自社オリジナルの勤怠管理システムを作ることができます。

初期費用は30〜100万円ほど、運用・保守費用として1万円ほどです。

パッケージ型は、一度導入すれば自社のサーバー代や運用・保守費用はかかりますが、月額のサービス利用料はかからないため、長く使うほどにランニングコストは抑えられます。

ケーススタディ:従業員100名の会社が、クラウド型の勤怠管理システム(月額300円)を導入する

  • 月額費用/300円 × 100人 = 3万円
  • 年額費用/3万6000円 × 12ヶ月=36万円
  • 初期費用/30万円(業務設計、設定・検証、教育)

その他、ICタイムカードを利用して打刻する場合、ICタイムレコーダーおよびICカードの購入費用がかかります。PCに接続するICタイムレコーダー(FeliCa対応)であれば、4000円程度で購入でき、カード購入費用も抑えることができます。

ポイント

勤怠管理システムの費用対効果を考える際、費用は初期費用とランニングコストを計算しましょう。計算した費用に見合った効果が見込めるなら、勤怠管理システムを導入する価値は高くなります。さらに効果を最大化させるためには、「効率化」「高度化」の両面から勤怠管理を改善することが大切です。

コラム

労務担当者の皆様は「どこまで効率化や高度化ができるのか、イメージを持てない」とお悩みの方も多いでしょう。

昨今リリースされている勤怠管理システムは、効率化・高度化するための機能がたくさん実装されています。

そのため、既に勤怠管理システムを導入している企業がどのような効果を得られたのか事例を整理することもおすすめです。勤怠管理システムを導入したいけれど、社内で上申するのが難しいと思っている担当者の方も、導入効果事例を整理してみてはいかがでしょうか。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。勤怠管理システムの費用対効果について、徹底解説してきました。これまで10年以上、勤怠管理システム導入に携わった所感では、月額300円で費用対効果は充分に見込めると考えます。導入後すぐに実感できる効果だけでなく、長期的に勤怠管理システムを使うことで、積み上がっていく効果も加味しての意見です。

勤怠管理システムは、その他の業務システムと比較して高機能で使いやすく進化しているにも関わらず、競争により価格は下落傾向なので、今は利用者にとって有利な市場であるとも言えます。

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