振替休日と代休は、「休日労働した代わり取得する休日」という意味では同じであるため、混同しがちですが、法的な効果とくに割増賃金の支払いにおいて大きな違いがあります。

「結果的には同じだから」と誤った認識のままで運用していると、賃金未払い状態に陥り、労働基準法違反に問われる可能性があります。 この記事では、振替休日と代休の違い、リスク回避のための運用上の注意点をわかりやすく解説します。

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振替休日と代休の違いとは

「振替休日」と「代休」は、ともに「本来休日である日に労働し、その代わりに別の労働日を休みとする」という点では同じです。しかし、「代わりの休みの日をいつ決めるか」によって振替休日なのか代休なのかが決まり、労務管理において割増賃金の支払い有無の違いとなって出てきます。

なお、もう一つよく似た言葉に「代替休暇」がありますが、こちらは振替休日、代休とはまったく別の制度です。やはり混同しやすいため、併記して解説します。

振替休日|「あらかじめ」労働日と休日を入れ替える

振替休日とは、本来休日である日に労働をすることが事前にわかっている場合に、その休日を労働日として扱い、代わりにほかの労働日を休日に振り替えることです。

振替休日は、本来の労働日が休日に、本来の休日が労働日に、それぞれ入れ替わるだけであるため、休日労働に対する割増賃金は生じません。

なお、振替休日は事前申請が前提であるため、既に行われた休日労働を、事後になって振替休日扱いにすることは認められません。

代休|「休日労働が行われたあとに」別日に休日を与える

代休とは、休日労働が行われたあとで、代わりに別の労働日を休日として与えることです。

代休の場合は、現に「休日労働」が発生しているため、後から代休を与えたとしても休日割増賃金が発生します。ここでいう「休日労働」は法定休日の労働を指すため、法定外休日に対する代休には休日割増賃金は発生しません。

なお、休日出勤に対して代休を与えるかどうかは会社の任意です。代休を与えない場合は、基本賃金に休日割増賃金を加算した135%分の賃金、与えた場合は休日割増賃金のみの35%分の賃金をそれぞれ支払うことになります。

代替休暇|残業代の支払いに代えて与えられる有給休暇

代替休暇とは、月の時間外労働(残業)が60時間を超えた場合に、50%以上の割増賃金の支払に代えて有給の休暇を与える制度です。

時間外労働に対する割増賃金は、36協定の締結を前提に25%以上の割増率で計算した額を支払う必要があります。さらに月の時間外労働が60時間を超えた場合は、割増率が50%以上に引き上げられます。

ただし、長時間労働に対する労働者の健康維持の観点から、50%以上の割増賃金の支払いに代えて、有給休暇つまり代替休暇を与えても良いとされています。なお、代替休暇によって免除されるのは50%以上の部分のみであり、通常割増賃金の25%以上に相当する分は支払う必要があります。

また、現時点では時間外労働が60時間を超えた場合の50%以上の割増賃金及び代替休暇は、大企業のみが対象となっていますが、2023年4月からは中小企業にも同規定が適用されることになっています。

>>代替休暇とは?制度内容や代休との違いをわかりやすく解説

振替休日と代休の違いによる実務上の注意点

振替休日と代休は、休日割増賃金の有無以外にも実務上の注意すべき相違点があります。

就業規則への記載は必要?

振替休日を適用するためには、就業規則等に振替休日に関する定めを記載しておく必要があります。具体的な記載例は、以下のようになります。

第●条 会社は、業務の都合により必要である場合は、第●条に定める休日を他の日に振り替えることができる。
2 前項の場合において会社は、前日までに振り替える休日及び労働日を特定して社員に通知する。

代休は、付与自体が任意であるため、必ずしも就業規則に記載する必要はありません。ただし、代休についての定めを記載した以上は、その規定に従って運用する必要があります。

36協定は必要?

36協定とは、「時間外、休日労働に関する協定届」のことで、労働者に残業や休日労働をさせる場合は、労使間で36協定の締結し労働基準監督署に届け出る必要があります。

振替休日は、あらかじめ休日と労働日を入れ替えるため、「休日労働」自体が発生しません、よって、36協定の締結・届出は不要です。

代休は、必ず先に「休日労働」が発生するため、休日労働に関する36協定の締結・届出が必要となります。

振替休日でも、割増賃金が必要になる場合も

振替休日は休日割増賃金は不要ですが、その日の労働時間が1日の法定労働時間8時間を超える場合は、当然時間外労働に対する割増賃金(125%)は発生します。

たとえば、月曜日~金曜日まで8時間ずつ労働し、法定休日の日曜日に8時間出勤する代わりに翌週の月曜日を振替休日とした場合は、週40時間の法定労働時間を超過することになります。

実際に発生した時間外労働を振替休日で相殺することはできないため、月曜日に振替休日を取得したとしても、前週の8時間分の時間外割増賃金(25%分)は支払う必要があります。

フレックスタイム制における扱い

フレックスタイム制は、清算期間と呼ばれる期間内で労働時間の総枠を決め、その枠中で労働日や始業・終業時間を労働者に委ねる制度です。

フレックスタイム制における振替休日の場合は、特定の週で法定労働時間を超過しても、清算期間トータルで超過していなければ時間外労働になりません。つまり、前項でお伝えしたケースの例外になります。

代休の場合は、フレックスタイム制においても休日労働は切り離して考えるため、たとえ清算期間内の労働時間を超過していなくても、休日労働に対する休日割増賃金は必要となります。

半日単位、時間単位で与えることは可能?

労働基準法では、「休日」とは暦日単位で考えるものとされています。そのため、労働日と休日を入れ替える振替休日については、半日単位・時間単位で与えることは認められていません。

たとえ本来休日であった日に労働した時間が1時間であっても、振替休日として労働日と休日を振り替えたのであれば、振替休日は終日取得させる必要があります。

代休の場合は、そもそも付与自体が会社によって任意に定めることができるため、取得単位についても暦日に限定せず、半日単位や時間単位で与えることも認められています。

振替休日と代休に期限はある?

振替休日にしても代休にしても、労働基準法に規定されている制度ではないため、明確に期限などは定められていません。

ただし、あまりにかけ離れた日を指定すると、給与計算や勤怠管理が煩雑になり、賃金未払いや法定休日違反などの問題が生じるおそれがあります。また、何より「労働者の心身のリフレッシュ」という休日の意義を損なうことにもなります。

そのため多くの会社では、1~3ヶ月程度に設定しているのが一般的となっています。

振替休日及び代休の期限についての詳しい解説は、こちらの記事をご覧ください。
>>振替休日や代休に期限はある?|トラブル回避のためのポイント

月をまたいで取得できる?

振替休日や代休として取得する日が、月または給与計算期間をまたぐことがあり、この場合は給与計算処理に注意が必要です。

労働基準法24条で「賃金全額払の原則」が規定されており、振替休日でも代休でも、取得が月をまたぐ場合は、いったん休日に行った労働に対する賃金をすべて支払う必要があります。そのうえで、翌月以降に取得した休日分の賃金をあらためて控除するという処理になります。

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振替休日・代休の管理は勤怠管理システムがおすすめ

振替休日や代休を適用する場合、「割増賃金が発生するのか」「法定休日は確保されているか」といったことに気を配りながら、適切に労働時間を管理する必要があります。こうした管理を紙の帳簿やエクセルで行うと、処理が煩雑になり過重な負担からミスも発生しやすくなります。

そこでオススメなのが、勤怠管理システムの導入です。申請・承認のワークフローがシステム化されることで、客観的な記録が残り運用が統一されます。また、振替休日や代休の取得で発生するイレギュラーな労働時間や休日の管理も格段に楽になります。

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