固定残業代(みなし残業)を検討、または既に導入している企業の多くが、残業代削減を目的としているのが実情ですが、固定残業代では残業代を削減することはできません。

コンプライアンスの観点からも、自社の固定残業代が違法な状態になっていないかどうかを点検する必要があります。

この記事では、固定残業代のメリット・デメリットや計算方法を解説しつつ、固定残業代制を導入する際の注意点について、お伝えします。

固定残業(みなし残業)代とは?

固定残業代制(みなし残業)とは、実際の労働時間(残業時間)に関係なく、一定時間残業したものとみなして、固定で残業代を支給する制度です。

月に何時間分の残業代が含まれるのかを定める必要があるため、この決められた残業時間分を「みなし残業」といいます。

固定残業代は、労働者から「残業が多いのに残業代が支払われていない」と通報があり、労使間でトラブルに発展するケースが多くなっています。

みなし労働時間制とはどう違う?

みなし労働時間制は、実労働時間に関係なくあらかじめ決められた時間だけ労働したものとみなされる制度です。
労働基準法で規定されている制度であり、一定の残業代削減効果があります。

一方、固定残業代制は、「一定時間残業したとみなして残業代を支給する制度」です。
みなし労働時間制とは異なり、労働基準法に規定されている制度ではありません。

そのため、固定残業代は、しばしば恣意的な運用・悪用につながる傾向があります。
例えば、実残業時間が固定残業時間として設定した時間(みなし残業)を超えた場合は、追加で残業代の支払いが必要であり、本来は残業代削減の効果は生じません。

しかし、給与の計算期間ごとに実残業時間と固定残業時間の乖離を確認して、追加の残業代を精算・支給している企業は少ないのが実態です。

固定残業代は手当型と組込型と2種類|基本給との関係の違い

固定残業代は、「手当型」と「組込型」の2種類があり、本質は同じですが、雇用契約書などへの記載方法や計算方法が異なります。

手当型とは、基本給に加えて固定残業代を支給する形態(基本給+固定残業代)で、具体的に給与明細には、「基本給◯万円、固定残業代◯万円」などと記載します。

組込型は、基本給の中に固定残業代も含めるという形態で、基本給に合わせて固定残業代を支給します。

具体的に給与明細には、「基本給◯万円(◯時間分の固定残業代◯万円を含む)」などと記載します。

特に組込型の固定残業代を支給している場合は、固定残業代の仕組みそのものについて、労働者の誤解を招きやすく、トラブルになる可能性が高い点には注意が必要です。

固定残業代のメリット・デメリット

固定残業代は、使用者が残業代を削減するための制度と勘違いされがちですが、むしろ労働者のメリットの方が大きい制度です。

たとえば、業務能力が高く処理スピードの速い労働者は、徹底的に効率重視で業務をこなすことで、残業することなく固定残業代を得られます。

会社にとってのメリット・デメリット

会社にとってのメリットとして挙げられるのは、全ての労働者が固定された残業時間になっているため、一律の残業代計算が可能で給与計算が楽な点です。
人事労務部門などの給与担当部署では、給与支払い業務の効率化が可能です。

また、労働者の無駄な残業が減るため、会社全体の生産性が向上する点もメリットと言えます。

一方デメリットとしては、会社が当初設定(想定)した残業時間よりも、労働者の実残業時間が少ないケースでも、固定残業代を減額できない点が挙げられます。

この場合は、越えた時間分の残業代は改めて計算する必要があるため、残業代の計算が楽になるというメリットは失われることになります。

また、一旦固定残業代制を導入すると、途中で制度そのものを廃止するのが難しくなる点も考慮しておく必要があります。

労働者にとってのメリット・デメリット

労働者にとってのメリットは、毎月決まった残業代を含めた給与が支給されるため、安定的な収入が見込める点です。

また、効率よく業務をこなして所定労働時間どおりに終わらせようとするため、労働者自身のモチベーションアップにもつながります。

一方で、使用者によって固定残業代制が悪用されるおそれがある点はデメリットと言えます。

固定残業代制は、一定時間残業したものとみなして残業代を支払う制度であって、労働者は必ず固定残業代分の残業をしなければならない義務はありません。

しかし、使用者が固定残業代を盾に「残業時間分以上は必ず労働しなければならない」と、労働者に対して、強制的に残業させるような事例も散見されます。

さらに、前述のとおり、実際の残業時間が固定残業時間を超える残業になっているにも関わらず、差額の残業代を支給していない会社も少なくありません。

固定残業代の計算方法

固定残業代は2種類あり、固定残業代の計算方法もそれぞれ異なります。

2種類の固定残業代は、基本給に固定残業代を上乗せするか、もしくは基本給に含めて支払うかによる違いであり、導入する場合、自社の実態にあった方を選ぶのが大切です。

固定残業代・手当型の計算方法

手当型は、基本給に加えて固定残業代を支給するという形態(基本給+固定残業代)です。

固定残業代は、下記の計算式で算出します。

固定残業代=(基本給÷月平均所定労働時間)×固定残業時間×1.25
※月平均所定労働時間=(1年の歴日数-1年の休日数)×1日の所定労働時間÷12

【計算例】

例えば、年間暦日数365日、年間休日数125日、1ヵ月の基本給300,000円、固定残業時間40時間の労働者の固定残業代は、下記の通りです。

  1. 月平均所定労働時間
    (365-125)×8÷12=160時間
  2. 固定残業代
    300,000÷160×40×1.25=93,750円

固定残業代・組込型の計算方法

組込型では、先に固定残業代を計算して、給与総額から差し引いた額を基本給とします。

固定残業代は、下記の計算式で算出します。

固定残業代=給与総額÷{月平均所定労働時間+(固定残業時間×1.25)}×固定残業時間×1.25
基本給=給与総額-固定残業代

【計算例】

例えば、年間暦数365日、年間休日数125日、給与総額300,000円、固定残業時間40時間の労働者の固定残業代は、下記の通りです。

  1. 月平均所定労働時間
    (365-125)×8÷12=160時間
  2. 固定残業代
    300,000÷{160+(40×1.25)}×40×1.25=71,428円
  3. 基本給
    300,000-71,428=228,572円

固定残業代導入の要件

固定残業代の導入については、厚生労働省からの通達に従って進める必要があります。
「時間外労働等に対する割増賃金の解釈について」|平成29年7月31日基発0731第27号

この通達には、固定残業代制などの時間外労働の割増賃金について、基本給や諸手当に含めて支払っている場合の留意事項が記載されています。

導入要件の一つでも欠けていると、固定残業代制そのものが無効になるため、注意が必要です。

固定残業代を採用していることが書面で確認できる

固定残業代を採用している場合、「就業規則」「賃金規定」「雇用契約書」「労働条件通知書」などに、固定残業代について明記されている必要があります。

具体的に記載が必要な項目としては、「基本給の額」「固定残業代の額」「固定残業とする労働時間数」「固定残業代の労働時間を超える場合の対応」などがあります。

また、就業規則などに規定するだけではなく、労働者に周知徹底を図らなければなりません。
固定残業代をめぐる労使間のトラブルに関する過去の判例でも、就業規則などの確認できる書面の「労働者への周知性」が問われています。

個別に労働者の同意を得る

雇用契約の際などに、固定残業代について労働者に対して個別に同意を得る必要があります。
また、労働条件通知書を交付する際に、労働者が理解できるように説明しておくことも大切です。

固定残業代に関する労使間のトラブル要因に、労働者への説明不足と同意に対する認識の違いが挙げられます。

そのため、新規で固定残業代制を導入する場合は、労働者合同参加の説明会を設け、全ての労働者から同意書を取るなどの措置が必要です。

基本給と固定残業代が明確に区分されている

基本給と固定残業代は明確に区分して記載しなければなりません。
また、固定残業代分の労働時間の記載も必要になります。

たとえば、「月給◯万円(◯時間分の固定残業代◯万円を含む)」のように、固定残業時間と固定残業代の両方の記載が必要です。

「月給◯万円(◯時間分の固定残業代を含む)」では固定残業代の記載がなく、また「月給◯万円(固定残業代◯万円を含む)」では、固定残業時間の記載がないため記載不備となります。

また、固定残業代に深夜割増賃金や休日割増賃金を含む場合は、これらの内訳も全て明記する必要があります。

最低賃金を下回らない

固定残業代を採用する場合は、基本給と固定残業代のバランスも考慮する必要があります。

特に組込型の場合、固定残業代の比率を高くすると、基本給を時給換算したときに最低賃金を下回る可能性があります。

基本給を時給換算した時間給が、都道府県で定められた最低賃金よりも低い場合は最低賃金法違反となります。

固定残業時間が法定時間外労働の上限に収まっている

36協定を締結している場合(特別条項なしの場合)、時間外労働の上限は月45時間・年360時間と規定されています。

固定残業時間を月40時間とした場合、年間では480時間の時間外労働(40時間×12ヶ月)になり、年360時間の上限を超過してしまいます。

時間外労働が違法かどうかは、実残業時間で判断するため、結果的に上限に収まっていれば違法にはなりません。

ただし、最初から上限を超えることを想定した固定残業時間の設定は、無効とされる可能性が高くなります。
特別条項を設けていない場合は、固定残業時間の設定は月30時間までとするのが無難です。

固定残業時間を超えた分の残業代は別途計算して支払う

固定残業代は、あくまでも設定した固定残業時間までは残業代の額を固定するだけであるため、実残業時間が固定残業時間を超える場合は当然追加の残業代が必要です。

また、深夜労働や休日労働に対する残業代が、明確に固定残業代に含まれていない場合は、別途割増賃金を支払わなければなりません。

実残業時間の管理ができていなければ、後になって違法状態が発覚し、多額の未払い残業代が発生する事態を招きかねません。

固定残業代運用の注意点

固定残業代制をめぐって労使間トラブルに発展しないためには、いくつか注意すべきポイントがあります。

欠勤控除に固定残業代を含める?

就業規則の欠勤控除に関する規定に、「1ヶ月分の支給総額より、欠勤した日数分に対する日割相当額を控除する」と明記してあれば、固定残業代を含めた額を控除可能です。

欠勤控除に固定残業代分を含める場合は、必ず上記のように明記しましょう。
ただし、控除した月に固定残業時間を超える残業が発生した場合は、別途その分の残業代を支払う必要があるため、注意が必要です。

固定残業代を廃止したい

固定残業代制を導入もしくは廃止すること自体は会社の自由であり、法的な制約は全くありません。

ただし、固定残業代は労働者にとって労働時間によらず一定の収入が確保できるというメリットがあり、労働者の既得権益になっているケースも多くあります。
そのため、固定残業制の廃止は、労働条件の「不利益変更」に当たる可能性が高くなります。

よって、労働者への説明や周知なしに、一方的に廃止できません。
会社として、やむを得ず固定残業代制を廃止する場合は、労働者への説明・周知を徹底しなければなりません。

また、廃止にあたっては、経過措置期間や代替手当を設けるなど、段階的にソフトランディングすることが望ましいでしょう。

固定残業代の管理はエクセルではなく勤怠管理システムで

固定残業代は、残業代の管理が楽になるとはいえ、固定残業時間をどのくらいに設定するのかといった分析には、勤怠管理システムが不可欠です。

また、固定残業時間を超えた分は別途残業代の支払いが必要になるなど、労働時間の管理が必要であることには変わりません。

労使トラブルなく固定残業代を導入・運用するには、勤怠管理システム導入が不可欠です。

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