会社に損害を与えたり、職場規律を乱す従業員に対しては、一定の要件のもと懲戒処分を科すことができます。

懲戒処分には、その重さに応じて主に7種類あり、実際に処分を下す場合は、それぞれの内容に応じた適切な処分を選択しなければ、労使トラブルに発展する可能性もあります。

この記事では、使用者や管理者の方向けに、懲戒処分の種類や適用すべきケース、手続きなどについてわかりやすく解説します。

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懲戒処分とは

懲戒処分とは、会社が従業員に対して科す制裁行為を指します。会社には労働者に対する「懲戒権」があるとされ、労働契約に違反する行為や犯罪行為があった従業員を処分することができます。

ただし、具体的な懲戒処分を科すには、就業規則等に処分の種類と内容を明記しておく必要があります。

なお、懲戒処分の種類や内容に関して規定する法律はなく、会社側が自由に設定できますが、懲戒権の濫用とならないよう対象の行為と処分内容のバランスには細心の注意が必要です。

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7種類の懲戒処分と適用できるケース

懲戒処分の種類や内容に関して規制する法律はありません。会社が任意で設定できますが、一般的には以下の7種類に分類されます。

  • 戒告・訓告
  • 譴責
  • 減給
  • 出勤停止
  • 降格
  • 諭旨解雇
  • 懲戒解雇

基本的には、上から順に軽い処罰となっています。従業員に経済的損失を与えるのは、減給から下の懲戒処分で、戒告や譴責は人事考察でのマイナス評価のみという間接的影響に留まります。

また、諭旨解雇と懲戒解雇の対象となる事由はほぼ同じですが、情状酌量の余地や従業員の反省度合いに応じて、使い分けることが多くなっています。

戒告・訓告|最も軽い「口頭」による処分

戒告・訓告は懲戒処分の中で、最も軽い処分です。口頭により従業員の将来への戒めを図り、基本的に書面の提出は求めません。「戒告」と「訓告」は会社によって呼び方が異なるだけで、大きな意味の違いはありません。

従業員には直接の経済的損失は発生しませんが、人事評価を下す上でのマイナス要因となり、賞与・昇給・昇格にマイナス影響を及ぼします。

一般的には、無断欠勤や業務上の重大なミスを初めて起こした従業員に対して、科されることが多くなっています。

なお、上司からの業務上の指揮命令の一環としてなされる突発的な注意や指導は、戒告・訓告には該当しません。

譴責|「書面」を提出させて将来を戒める処分

譴責は、始末書など書面の提出によって反省を促し、従業員の将来を戒める処分で、「戒告・訓告」よりもやや重いとされています。

戒告・訓告と同様に従業員に直接的な経済的損失は発生しませんが、賞与・昇給・昇格査定において、マイナス要因となります。対象となるのは、戒告・訓告と同等またはやや責任度合いの強い行為です。

始末書と顛末書の違い

始末書は懲戒処分の一環として、処分対象行為についての反省の弁を書かせる文書です。

対して、顛末書(報告書)はトラブルが起きた原因や経緯など、客観的な説明を従業員へ求める場合に書かせる文書です。

処分決定前の事実確認として提出を求めることが多く、顛末書の内容次第では懲戒処分に至らないケースもあります。

始末書を拒否した従業員への追加処分はNG

始末書は従業員の反省や謝罪を求める文書です。よって、「始末書を提出しない場合は罰金を科す」などのように提出を強要することは、「思想・良心の自由」を侵害する行為に該当するため、認めらません。

一方、顛末書は対象行為の詳細や経緯など、処分の可否や内容を判断するために事実のみを報告させる文書です。よって、業務命令として顛末書の提出を命じることも可能で、提出を拒否した場合は懲戒処分の対象にできます。

減給|本来受け取るべき賃金を減額する処分

減給は、本来支給されるべき賃金から一定額を差し引く処分です。労働基準法第24条に規定される「賃金全額払いの原則」の例外措置として、認められています。

減給は労働基準法によって上限額が設定されており、1回の処分については平均賃金の半分、複数回の行為に対して減給する場合でも、減給額が1賃金支払期における総額の10分の1を超えてはならないと定義されています。

処分対象となった行為に対して認められる減給は1回のみで、同じ行為に対して複数日に渡って減給し続けることはできません。

たとえば、平均賃金が10,000円、月給が30万円の従業員の無断欠勤に対して減給を科す場合、1日の無断欠勤で減給できるのは平均賃金の半額5,000円まで、複数回無断欠勤があった場合でも、1賃金支払期の総額の10分の1である3万円までということになります。

戒告や譴責と異なり、従業員が直接経済的損失を被ることから、既に戒告や譴責処分を受けたにも関わらず改善が見られない場合や、遅刻や無断欠勤が常習化している場合に行われるのが一般的です。

欠勤控除との違いは?

欠勤控除とは、本来労働義務があるにも関わらず、遅刻・早退・欠勤によって労働していない時間が発生した場合、該当時間分の賃金を控除する計算処理のことです。

欠勤控除は「ノーワーク・ノーペイの原則」に基づいて、当然に認められる給与計算上の処理であるため、懲戒処分には該当しません。

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出勤停止|一定期間無給にて出勤を禁じる処分

出勤停止は一定期間出勤を禁じた上で、出勤停止期間中の賃金を無給とする処分です。停職や懲戒休職とも呼ばれます。

停止期間について法的な上限はなく、7~10日程度とするのが一般的ですが、厳重処分にも対応できるよう「1ヶ月以内」「3ヶ月以内」などと定めている会社もあります。

出勤停止期間中は賃金が支払われず、自宅待機とは違い休業手当なども支給されないため、減給よりも重い処分となっています。

「社内での暴力行為」「過失によるデータ破損・紛失」「重大な業務命令拒否」など、他の従業員や企業に損害を与える行為に対して適用されるのが一般的です。。

降格|役職や職能等級を引き下げる処分

降格は役職を解いたり、下位の役職・職能等級に引き下げたりする処分です。永続的に役職手当が失われたり、基本給が下がったりするため、一般的に減給や出勤停止よりも重い処分とされています。

「故意による情報漏洩」「ハラスメント行為」「社外での犯罪行為(比較的量刑の軽いもの)」などに対して適用されるのが一般的です。

なお、能力や成果に応じて人事考課として行う降格は、あくまでも人事権の行使に過ぎず、当然懲戒処分には該当しません。

諭旨解雇|懲戒解雇相当ながら情状酌量により減じた処分

諭旨解雇は「業務上の横領」「長期(概ね2週間以上)の無断欠勤」「会社に損害を与える意図を持って行った機密漏洩」など、本来なら懲戒解雇に相当する処分ながら、一定の情状を酌量し、懲戒解雇よりも少し軽くした処分で「諭旨退職」とも呼ばれます。

あくまでも本人からの退職を促す処分であり、本人が退職届を拒否した場合は、代えて懲戒解雇に踏み切ることになります。

退職金については、一部または全額を支払うとするのが一般的です。

懲戒解雇|重大な問題行動に対する最も重い処分

懲戒解雇は、会社に対して重大な損害を与える行為があり、かつ情状酌量の余地も無い場合に下される最も重い処分です。対象となる事由は諭旨解雇とほぼ同じながら、「本人に反省が見られない」「会社への損失がより大きい」などといった場合に適用されます。

通常解雇の際に必要とされる解雇予告手当を支払わない即時解雇であるのが一般的で、退職金も支払われないか、あるいは支払われたとしても一部のみに限定されます。

ただし、懲戒解雇であれば解雇予告手当が不要というわけではなく、あらかじめ所轄労働基準監督署の「解雇予告除外認定」を受ける必要があります。

従業員としての身分を失わせる処分であり、以降の再就職にもマイナスの影響があることから、懲戒処分の適用はより慎重さが求められる最終手段とも言えます。

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懲戒処分の手続きと注意点

懲戒処分の手続きを進める上での注意点は、処分を下すタイミングと処分内容です。前者は従業員から話を聞く時間や弁解の機会を十分に設けないと、懲戒処分が無効になるだけでなく、従業員との関係が悪化しトラブルに発展します。

一方、後者は規律違反行為の内容や損害のダメージを判断基準に、懲戒処分の内容を決める必要があります。

懲戒処分の手続きの流れ

懲戒処分は以下の流れに沿って、手続きを進めていきます。

  1. 対象者への事実確認
  2. 処分対象者へ弁明の機会の付与
  3. 処分内容の検討・決定
  4. 処分通知書の交付

まずは処分対象となる行為に関して、対象従業員や関係者にヒアリングを行い、事実確認します。

客観的な事実確認ができたら、本人に弁明の機会を与え、ここで反省の度合いや情状酌量の余地を判断します。

次いで、従業員からの聴取内容や関係者の証言、就業規則の規定を照らし合わせながら、処分内容を検討・決定し、処分の内容を書面にて(戒告・訓告の場合は口頭で)対象労働者に通知します。

二重処罰の禁止

同じ行為に対して、複数回に分けて懲戒処分を科すことは二重処罰に該当し認められません。これを「一事不再理のルール」と呼ぶこともあります。

ただし、無断欠勤を繰り返す従業員に対し、都度譴責や減給を科す場合は、同じ行為に対しての懲戒処分ではないため、二重処罰には該当しません。また、過去の勤務態度や懲戒処分の回数を考慮し、通常よりも重い処分を下すことは認められています。

懲戒処分は平等に適用

規律違反行為に対して、性別・年齢・雇用形態などの違いを理由に処分に差を付ける行為は、合理性に欠けるため認められていません。

たとえば、強制わいせつ罪に該当するセクシャルハラスメントに対して、正社員の場合は降格、契約社員の場合は懲戒解雇と使い分ける処分は、合意的な理由がないと言えます。

ただし、同じ違反行為に対して、常習性や従業員の反省度合いに応じて処分の重さを調整するのは、問題ありません。

懲戒処分についてよくある質問

懲戒処分に関してよく寄せられる質問をQ&A形式でまとめました。

Q
懲戒処分の内容は社内で公表すべき?
Q
正社員からアルバイトへの降格処分は認められる?
Q
出勤停止後に懲戒解雇はできる?

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懲戒処分は、従業員の不利益になるだけでなく、会社にとっても手続きや事後処理などで多大な時間・労力を削がれる結果となります。訓告レベルの違反行為は、日頃のコミュニケーション不足に起因する場合も多く、まず軽微な違反行為をなくす取り組みも重要です。

勤怠管理システムを導入すると、不正打刻の防止やコミュニティツールとして活用でき、従業員一人ひとりの勤怠状況を正確に把握した上できめ細かいケアを行えます。

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