派遣業の勤怠管理は、派遣元と派遣先で管理すべき項目が異なっており、いかに正確かつスピーディに情報連携できるかがカギとなります。厳格な勤怠管理が求められる現在においては、勤怠管理システムの導入は不可欠と言えます。
ただし、勤怠管理システムを導入するには、派遣業の勤怠管理の問題点を洗い出した上で、それを解決するための機能を備えた製品を選択する必要があります。
この記事では、派遣元である人材派遣会社に最適な勤怠管理システム選びのポイントと、オススメ製品についてお伝えします。
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派遣業における勤怠管理の特徴と問題点
派遣会社の勤怠管理は、煩雑になってしまうことが多く、その分問題も発生しがちです。理由の一つに、派遣労働者の勤怠情報は、派遣元・派遣先双方の会社が管理するという、特殊な業態に起因しています。
派遣元と派遣先の勤怠管理項目とは
労働者は派遣元と派遣先の二つの会社に関わります。派遣労働者にも労働基準法や労働安全衛生法など労働関係の法令が適用されます。
基本的には、派遣労働者が労働契約を締結するのは所属派遣会社ですが、実際に業務を指示しているのは派遣先の会社です。それぞれの管理項目は以下のとおりです。
派遣元
- 賃金支払い
- 派遣元は派遣先が提出した情報をもとに賃金を支払います。また、時間外労働分も、同情報をもとに派遣元が支払います。
- 年次有給休暇の付与および管理
- 年次有給休暇は、派遣元において雇用日より6カ月継続して勤務し、全労働日の8割以上出勤した場合に発生します。派遣元が付与し管理します。
- 労働災害補償
- 労災へは派遣元が加入し提供する義務があります。
- 就業規則の明示
- 派遣労働者に適用される就業規則や条件などは事前に派遣元が定め派遣労働者に明示します。派遣労働者は、派遣元と雇用契約を結んでいるため、派遣先ではなく派遣元の就業規則が適用されます。
- 36協定の締結
- 雇用主が労働者に時間外労働や休日出勤を命じるためには、労使間で36協定を結ぶ必要がありますが、派遣労働者の場合は派遣元と36協定を結びます。派遣先で適用されている36協定は派遣労働者には適用されません。
派遣先
- 労働時間
- 始業や就業、休憩時間を記録し勤務時間を把握し、長時間労働の改善も派遣先の責任です。36協定は派遣労働者と派遣元で締結しているため、締結内容を正しく理解し決定した範囲の中で労働時間の管理を行います。
- 休憩の取得
- 適正な休憩の付与も派遣先の責任です。休憩時間は派遣労働者も正社員も同一で、６時間を超える勤務より発生します。
- 深夜労働
- 深夜労働には、割増賃金が発生しますので正確に時間を把握します。
- 安全衛生面の管理
- 労災に関しては派遣元の責任ですが、実際に現場で指示を行い、設備管理を行うのは派遣先です。そのため設備の不具合などは派遣先の責任です。また、契約条件に含まれない危険性を伴う業務や健康被害がでる材料などは扱わないなどの注意も必要です。
- パワハラ・セクハラの防止
- パワハラやセクハラについても派遣先にも管理責任があります。また、苦情があった場合にも派遣元へ連絡の必要があります。
労働時間が把握できない
派遣元にも労働時間の把握義務がありますが、出退勤や労働時間は派遣先が管理するため、派遣元は派遣労働者の労働時間を即時には把握できません。
また、労働時間管理は派遣先に依頼する形であるため、36協定の上限を超える時間外労働があっても、タイムシートを回収するまでは検知できませんし、サービス残業が発生する可能性を否定できません。
回収・集計作業の負担が大きい
月末に全派遣労働者からタイムシートを回収するだけでも一苦労で、実際の勤務時間を派遣元が確認するまでに最大で1ヶ月ものタイムラグが発生しかねません。
回収できても、時間外労働が発生していないか、シフトに誤りがないかなど数多くの確認作業が待っています。その確認作業は、従業員本人だけでなく、派遣先にも確認する作業が発生するため、労務担当の事務負担が非常に大きくなります。
また、タイムシートの情報を、給与計算のためにソフトに転記しなくてはならず、ヒューマンエラーが起きやすくなります。
勤務表を作成しなければならない
派遣労働者から勤務希望日や希望の労働時間を募り、その希望に合わせながら派遣先に求められている人数通りの勤務表を作成するのは、とても大変です。
勤務表を手作業で作成すると、必要人数に過不足が出たり、派遣労働者への連絡が遅れてしまったりというミスも発生します。
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派遣業に勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムを導入することで、ここまでに上がったような問題点を解消しながら効率の良い派遣業務が行えます。
労働時間が正確に管理できる
最近の勤怠管理システムでは、打刻をスマホやタブレットのアプリから打刻できるため、派遣労働者の出勤状況などを正確かつリアルタイムに把握できます。
「雇用契約通りに勤務できているか」「打刻もれはないか」「36協定を超える時間外労働が行われていないか」など月次の報告を待たずに確認できます。
労務管理が楽になる
勤怠管理システムを導入すれば、契約社員の打刻データを自動で取得できるだけではなく、漏れや間違いの修正も簡単に行えるため、大幅な手間の削減も可能です。
今までのような、タイムシートの回収や、ソフトに転記・計算する必要はありません。また、給与計算システムと連携することで、それぞれの契約内容に応じた給与計算も自動でミスなくできます。
勤務表の管理が楽になる
時間のかかる作業である勤務表の作成も、勤怠管理システムがあれば出勤希望日・時間をスマホで入力してもらえば勤務表の自動作成や調整が簡単に行えます。さまざまなパターンの勤務表を作成でき、派遣先ごとに一元管理できます。
派遣労働者にも安心して働いてもらえる
スマホやタブレットのアプリから勤怠管理システムを活用すれば、派遣会社に行わなければならない勤怠情報の連絡や、シフトや休暇日の申請を従来のようなメールや電話、FAXで行う必要がなくなります。
また、派遣労働者は、タイムレコーダーやPCがない派遣先であっても、スマホやタブレットを使用し勤怠情報を会社に報告できます。労働時間も正確に給与に反映されるので、安心して働くことができます。
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派遣業の勤怠管理システムに求められる機能
派遣業が勤怠管理システムを検討する際には、派遣業の勤怠管理の課題を解決する機能を備えつつ、派遣先の業態に依存しないことが重要です。
各企業によって管理している項目や懸念事項は異なるため、自社のにあったシステムを探す際の参考にしてください。
スマートフォン打刻
派遣元からすると、派遣労働者が働く派遣先は数多くあり、その全てが同じ打刻方法に対応できるかはわかりません。また、ICカードや生体認証などによる打刻方法は、派遣先に専用の打刻機が必要なので現実的ではありません。
スマートフォン打刻であれば、派遣先の業態や設備に関係なく使うことができるうえ、ほとんどの派遣労働者が所有していることから、どの派遣先でも打刻可能です。
また、GPS打刻で特定の場所でなければ打刻できない、もしくは打刻した場所を管理者が把握できるようにすれば、不正打刻防止にもなります。
申請ワークフロー
派遣先に残業を依頼された場合に、派遣従業員が直ちに派遣元に残業申請出来ることが必要です。また、通常は派遣元の会社に出社することがほとんどないため、有給休暇や遅刻などの申請をシステム上で出来ることが必要です。
シフト（勤務表）管理
派遣労働者から出勤希望の日を集め、その希望日と合わせながら派遣先からの希望人数になるようにシフトを作成するのは、とても大変です。
「出勤希望日を派遣労働者がスマホで申請できる」「必要人員を設定すると過不足がひと目でわかる」など、勤務表作成をサポートしてくれる機能は必須です。急病などで欠勤の場合でも、代替要員の派遣が可能になる機能も求められます。
給与計算ソフトとの連携
勤怠管理システムで自動集計された勤怠データを給与計算ソフトに連携させることで、勤怠実績を正しく反映した給与を支給できます。
人材派遣で管理している勤怠情報は全てが給与計算につながります。時給労働であれば、単純に掛け算で計算されますし、月給であったとしても残業手当などの計算が必要です。
請求管理機能との連携
給与計算と同様、派遣先への請求作業も勤怠管理システムと連携させると非常にスムーズです。派遣労働者に支払う給与は、派遣先への請求額にもリンクしているため、このシステム連携ができていないと、請求時に一から計算し直すことになり二度手間です。
派遣先への請求業務が発生するため、給与データを連携させて手数料込みの請求書を自動作成・出力させることができれば効率的です。
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派遣業に特化した勤怠システム4選｜業界特化型
派遣業の業務内容や勤務形態に特化した独自のシステムを導入している勤怠管理システムについて、それぞれのシステムの特徴を紹介します。
e-TimeCard（株式会社イー・スタッフィング）
株式会社イー・スタッフィングの「e-TimeCard」は、大手人材会社3社が立ち上げた派遣管理システム「e-staffing」との連携が可能で、派遣労働者の勤怠データを派遣先と共有できます。
基本料金やオプション料金を含む初期導入費用が無料です。利用料金はスタッフ1名につき半月で100円です。また、利用マニュアルやメールサポート、電話サポートも完備しており、新規スタッフが多い職場でも安心できます。
e-TimeCardは、勤怠管理システムにのみに特化したシンプルさが特徴です。勤怠管理システムだけを利用したい場合、e-TimeCardと契約すれば業務の効率化が図れます。
また、パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットからの入力に対応しています。派遣先によっては在宅勤務を含め多種な就業形態が考えられるため、社外での入力が可能でマルチデバイス対応なのはメリットです。
ウェブ上での勤怠管理ができるため、ペーパーレス化が促進されるのはもちろん、管理スタッフが外出先からでも承認作業を行うことができます。
e-naviタイムシート（株式会社イー・クリエーション）
株式会社イー・クリエーションの「e-naviタイムシート」は、勤怠データを派遣先ごとに請求締め日で集計可能です。インターネットにより派遣労働者の勤怠データが確認でき、派遣労働者へのタイムシートの配付・回収業務が不要になります。
また、同社の派遣管理システム「スタッフナビゲーター」と連携して総合的な管理が可能です。
携帯電話やスマホから出退勤打刻を行った際の位置情報は堅牢なデータセンターで保管され、個人情報は全て暗号化して保存されています。さらに管理者用のソフトの使用を事業所内のみに制限することが出来るので、個人情報の漏洩防止も万全です。
派遣元は派遣労働者の勤務状況をリアルタイムで把握でき、長時間労働や日々の欠勤や遅刻などを確認でき派遣労働者のケアに役立てられます。
スタッフエクスプレス（株式会社エスアイ・システム）
エスアイ・システムが提供する「スタッフエクスプレス」は、会社規模を問わず500社以上の法人、3,000ヵ所以上の事業所に導入された実績を持つパッケージ型の人材派遣管理システムです。
勤怠承認や発注など、派遣先とのコミュニケーションサービスを可能にする「PARTNER」が無償で提供されており、登録派遣労働者向けシステム「NEO」の間を受け持つ基幹システムとして機能します。
企業の案件と派遣労働者のマッチングを行う採用管理機能や給与管理、年末調整などの一元管理を実現します。
人材派遣管理システム-STAFF EXPRESS HRMOS契約･請求（IEYASU株式会社）
「HRMOS契約･請求」は、無料勤怠管理システムIEYASUを開発・提供するIEYASU株式会社が手がけている派遣会社向けのクラウド型管理システムです。派遣元企業と派遣先企業の間で契約から請求までの業務情報を一元管理します。
勤怠に関しては、打刻に基づいたリアルタイムの勤怠情報を派遣先・派遣元の双方から確認できます。派遣契約の締結や請求書の発行もクラウド上で実行できるため、ペーパーレス化かつ業務効率化につながります。
スマートフォンから簡単に打刻が可能で、管理者はリアルタイムで勤怠を確認できます。また、36協定に基づき、労働時間を設定し派遣先で残業が発生した際にメールあるいは画面上にアラートを表示させることができます。
派遣業に実績のある勤怠管理システム７選
ここでは、派遣業特有の勤務形態に対応できる管理システムを紹介します。
DigiSheet（株式会社ヒューアップテクノロジー）
株式会社ヒューアップテクノロジーの「DigiSheet」は、派遣会社5,000社以上、80,000人以上の利用実績がある人材派遣業に特化したクラウドサービスの勤怠業務効率化サービスです。1つの勤務表から勤怠状況、申請承認状況の確認が可能です。
スマートフォンからも利用でき、オプションですがWeb画面打刻や非接触のカード打刻も可能です。勤務データをリアルタイムで確認でき、労務管理がやりやすく派遣先管理台帳も簡単に管理できます。
かえる勤怠管理（株式会社ITZマーケティング）
株式会社ITZマーケティングの「かえる勤怠管理」は、さまざまな業界に特化したシリーズを持つ勤怠管理システムです。派遣労働者がICカードをタブレットにかざすだけで打刻が可能です。もちろんスマートフォンでの打刻にも対応しています。
専任スタッフが派遣会社のルールに合わせて機能をカスタマイズしてくれ、オプションでシフト管理も可能となり、派遣先の拠点ごとのシフト表が手軽に作成できます。拠点ごとに月額5,000円という料金体制なので、費用が従業員の増減に左右されません。
KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）
株式会社ヒューマンテクノロジーズの「KING OF TIME」は、業界でトップクラスのシェアで、有名企業にも多数導入されています。最大の特徴は、勤怠管理を手軽に行える操作性の良さと充実している機能です。
派遣労働者のシフト管理や休暇などの各種申請対応や残業基準の設定など、派遣会社向けの機能が十分に揃っています。打刻方法はスマートフォンを含む豊富な打刻方法を選択可能で、外部連携サービスも充実しています。
jinjer勤怠（jinjer株式会社）
jinjer株式会社の「jinjer勤怠」は、派遣労働者のさまざまな勤務形態に対応し勤怠を一元管理でき、残業や休日出勤出勤などの申請も手軽に行えます。また、シフト申請や承認も簡単に行え自動でシフトを作成してくれます。
多様な打刻方法があり、スマホを用いることでどこでも打刻をすることができます。GPS機能も備えているため、不正打刻を防止できます。また、給与計算や経費精算などの同社のサービスと連携可能です。
e-就業OasiS（株式会社ニッポンダイナミックシステムズ）
株式会社ニッポンダイナミックシステムズの「e-就業OasiS」は、従業員の労働時間の管理はもちろん、オプションで工数や経費データをわかりやすく常時チェックできるシステムを搭載しています。
従業員の労務管理だけではなく、会社の経営状態やプロジェクトの進行具合も確認できます。さまざまなデバイスに対応しており、スマートフォンやパソコンはもちろん、ICカード・タイムレコードなどデバイスの選択が豊富です。
また、自由度の高いカスタマイズが可能で派遣業においてもフレキシブルに対応可能です。派遣従業員に対しては管理しづらい勤務間インターバルのアラート送信も可能です。
勤労の獅子（エス・エー・エス株式会社）
エス・エー・エス株式会社の「勤労の獅子」は、設定の自由度に定評のある勤怠管理システムです。1000以上のシフトに対応しているため、派遣先が増えても安心です。
派遣労働者からは画面内で有休の残り日数や残業時間の確認がしやすくなっています。また、ほとんどの給与計算システムと連携可能です。
ジョブカン勤怠管理（株式会社Donuts）
株式会社Donutsの「ジョブカン勤怠管理」は、シリーズ導入実績5万社以上の実績を持つ勤怠管理システムです。
最大の特徴は使いやすさで、管理画面のオプションが使いやすく豊富で、派遣労働者の勤務状況や集計、各種申請の確認など、必要な情報のみを切り替えて表示できます。
モバイルGPS打刻やLINE打刻など、打刻方法も多彩で、休暇申請の管理など基本的な機能も充実しています。LINEを使ったシフトの確認、人員不足の判定などもあり、シフト作成にかかわる負担が軽減されます。
派遣業の勤怠管理はシステム化が不可欠
派遣業に導入する勤怠管理システムは、派遣先ごとに異なる就労条件を設定できる機能が必須です。派遣業は従業員個々の勤務状況を直接管理できないため、システムを介さない勤怠管理ではタイムシートの回収まで勤怠が把握できません。
また、締め日などに一度に集計業務が集中し、担当者の負担が荷重になるためミスも多くなりがちで、こうした観点からもシステム化は避けられません。
「勤怠管理システムの選定。・比較ナビ」であれば、派遣業に必要な案件を満たしている勤怠管理システムの中から自社に最もマッチングするシステムを探し出すことができます。
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