退勤の正確な意味はなんなのかを電話対応の時などで気になっている人も多いのではないでしょうか。

退勤と退職と退社は似ているようで全然違います。

この記事では退勤について詳しく解説して、退勤によるトラブルやその解決方法について紹介します。

退勤とは

退勤とは、あらかじめ予定してあった勤務時間を終えて仕事を終えることです。

予定してあった時間通りに終わることもあれば、残業することもあり、残業した場合も、定時に帰った場合も退勤という言い方には違いはありません。

残業して、法定労働時間を超えた場合は、残業手当が支給されます。

退勤の意味

退勤とは仕事から離れることです。

退社と言うのは退勤をした後に、会社を離れることで、退勤とは少し意味が異なり、退勤はしたけど退社はしていないという状況もあります。

退勤をしていてもまだ帰らずに会社にいる状態だと、退勤をしているものの退社はしていないという事になります。

ただし、例えば取引先等から電話で特定の社員の呼び出しがあり、すでに退勤している状態であるもののロッカールームにはいるという事もあるでしょう。

基本的には、退勤した後に仕事をさせるわけにはいかないので、呼びかけに応じずに、用件を伺って、代わりに対応出来そうな人に対応してもらうという事になるでしょう。

その場合、正直に「社内にはいますがすでに退勤中です」と言ってしまうと、相手の心象を悪くしてしまう可能性があり、退勤したとは言わず本日は退社しましたと伝えることが多いです。

退社をせずに退勤するという事

仕事内容によっては退社をせずに退勤するということもあります。

例えば、営業の仕事などで取引先に直接尋ねて、帰社することなくそのまま取引先から帰宅することもあります。

その場合は退社をせずに退勤するということになるでしょう。

外出先で退勤することで、タイムカード等に記録が出来ないので、退勤処理をどうするかを考える必要が出てきます。

自己申告では、残業することになったら残業したと申告することもあるでしょうし、上司が同席して上司が勤務時間を管理するということもあるでしょう。

あるいは、タイムカードを打つために出社して、その後営業先に向かい一旦帰社した後にタイムカードを打って退勤すると言うルールを設けている会社もあります。

退勤

退勤に似ている言葉と違い

退勤に似ている言葉として、帰社、退職、離職、退社などがあります。

これらの言葉にはどのような違いがあるのでしょうか。

それぞれ同じような意味というわけではなく、だいぶ意味が異なってきます。

退勤と帰社と退社の違い

退勤とは仕事を終える事ですが、それでは帰社と退社ではどのような違いがあるのでしょうか。

まず、退勤とは仕事を終えることで、退社とは会社を離れることで、退勤をした後に退社すると言うことになります。

一方で帰社とは社員が、営業先等から自分の会社に戻ってきたことを指します。

つまり、帰社をしたあとはまだ勤務中であるというケースが多く、会社に戻ってくるまでの移動時間も勤務時間となります。

電話対応のときの話で、取引先の会社がある社員を呼び出したときに、その社員が営業に出ていた時は、本日は何時に帰社予定ですと言ったりします。

また電話対応の時にその社員が帰社をせずにそのまま取引先から退勤をするときは「本日は営業先へ行っていて本日の帰社予定はありません」などと言うことになります。

戻ってくると言っても間違いでもありませんし、言葉遣いが悪いと言われることも無いですが、帰社という言葉を使った方がしっかりとした会社であることを印象付けられることでしょう。

退社と言うのは2つの意味があります。

会社を辞めた事と、今日の仕事を終えて退勤をして会社から離れていたという意味です。

この2つの意味の使い分けですが、その前の日付等を変えることによって表現することができます。

例えば「2ヶ月前に退社しました」と言うと会社を辞めたという意味になります。

その一方で、「本日は5時に退社しました」と言うと退勤をして会社を出て行ったという意味になります。電話対応の時などはこのように使い分けるといいでしょう。

単に「退社しました」と言ってしまうと、どちらの意味なのかが分からないので、退社という言葉を使う時は必ずその前にどちらの意味かわかるように、時間や時期も言うようにしましょう。

 

退職と離職と退勤の違い

退職と離職と退勤は似ているようですが少し意味が異なります。

退勤は、勤務時間を終えた事を意味するので、会社を辞める時には使われません。

会社を辞めたことを意味する言葉は、退職と離職ですが、退職はどちらかと言うと瞬間的な意味があります。

例えば、「本日付で退職します」などと言ったり、「1年前に退職しました」言うように瞬間的な意味で使われます。

一方で離職は、「離職期間は海外を旅していた」などと言うように仕事がない状態を指す場合が多く、期間としては少し長い間のことを指す意味があります。

つまり、退職とは何月何日に退職した、というように瞬間的な意味を持つのに対して、移植と言うのは移植期間が何月から何月、というように期間のことを指すと言うケースが多いです。

退職は点であり、離職は線であるというと分かりやすいでしょうか。

もちろん、2ヶ月前に離職しましたと言うのも間違いではありません。

ただし、3月から6月まで退職していました、と言うようにはあまり使われないので、会社を辞めたことを言いたい時は離職という言葉の方が使い勝手が良いでしょう。

退勤の伝え方・例

退職届の提出

退職を伝えるときは、口頭で伝えても良いのですが、退職届を提出することが一般的です。

口頭で伝えても最終的には会社の指定の書式の退職届にサインやハンコなどを押して手続きをする事になるでしょう。

退職願と退職届は少し異なります。

退職願は何か責任を取るときに使うもので、退職願が受理された後、会社に承認されたら退職できると言うものです。

何か大きな失敗をしてしまった時に、退職願を提出するというシーンをドラマ等でよく見かけますが、この時提出しているのが退職願で、退職届ではありません。

一方で退職届は受理された時点で退職ができるというものです。

一般的によく提出されるものは退職届の方が多いでしょう。

また、似たようなもので辞表というのがありますが、これは公務員や経営者が使うものです。

会社によっては退職届をしっかりと書いて、受理されないと退職金の受け取り等ができません。

また、残っている有給休暇の消化など会社と退職時に揉めてしまうと不都合なことがいろいろあるので退職時にはしっかりと円満な対処を目指しましょう。

退職届を出すのは2週間前までです。

しかし、早い方が会社にとってはありがたく、円満退社もやりやすくなります。

早い方が会社にとってはありがたいですが、パートタイム勤務の場合シフトを削られて給料が少なくなってしまうと言う可能性もあります。

しかしこれは経営者やパートタイム勤務の社員の力量にもよるので、一概には言えません。

他の退社していった人ついた人たちの状況などを見ながら、どのタイミングで退職届けを出すのかを判断すると良いでしょう。

退職エージェントの利用

優秀な社員で、なおかつ会社が人手不足だとなかなか会社が辞めさせてくれない場合もあるでしょう。

その場合でも、無断欠勤をしてそのまま辞めると言う事はあまり良くありません。

退職金がないところだとしても半年以上働いていれば有給休暇があります。

退職金は会社の義務ではありませんが、有給休暇は会社の義務なので、大企業でも中小企業でも半年以上働いていれば必ずあります。

パートタイムであっても1週間のうちで働いている日数によって有給休暇は与えられます。

無断欠勤をしてやめてしまうと、残っていた有給休暇も消化できなくなってしまい、お互いにとって後味の悪い退社となってしまいます。

どうしても辞められない時や、退職したいと言いづらい時は、退職エージェントを利用すると良いでしょう。

退職エージェントも様々あり、退職金や残りの有給休暇の交渉もやってくれるところもあります。

やってくれる内容によって、利用料金も様々です。

ユニフォーム等がある時も退職エージェントを通じて返却することができます。

また、転職をサポートしてくれるところもあり、転職エージェントも兼ねている退職エージェントもあります。

ただし、退職エージェントは弁護士ではないので弁護士の範疇のような事はできません。

例えば、未払いの残業代の支払い等は弁護士の範疇なので、退職エージェントではできません。

弁護士を紹介してくれることができるので、退職出来ずに困っている人は無断欠勤をせずに退職エージェントの利用を検討していましょう。

退勤時間

退勤時間に何か注意する必要のあることとはどのような事なのでしょうか。

退勤時間は仕事を終えた時間であり、退勤時間以後は業務に関わることをやらせてはいけません。

また、予定されていた時間以上社員を働かせてしまうと、残業手当を払わなければならなくなったり、人件費の増加に繋がってしまいます。

退勤をした後に仕事をさせない

労働基準法では、ノーワークノーペイの原則があり働いていない時間は給料を払う必要がありません。

逆に社員からすれば、給料をもらっていない時間は働く必要はありません。

つまり退勤はしたものの、まだ退社をしていなくて会社に残っている社員に、何かを手伝ってもらうと言う事は違法行為となります。

退勤をした後に何か業務をさせるサービス残業も、もちろん違法行為となります。

顧客や、取引先から重要な電話が入った場合でも基本的には退勤した後だと、本人が電話に出る事は出来ません。

そのため、会社としては、常に担当が不在の場合の担当というのを決めておかなければなりません。

大体の場合は一番近い上司が、担当が不在の場合の担当となる事が多いでしょう。

どうしても本人が出ないといけない場合は、時間外労働として、残業手当を支払った上で働く事は出来ます。

また、営業の仕事など外出することが多い仕事だと会社に戻ることなく退勤することができます。

会社としても、外出先から会社に帰る移動時間も給料を支払わなければいけなくなるので、外出先で待機させた方が人件費は安くなることでしょう。

そのあたりのルールは就業規則に記載して、会社としての決まりにすることが出来ます。

もちろん、外出しているのでほんとにその時間に退勤していたかどうかは本人しかわかりません。

社員の言葉を信じるのか、あるいは上司などと2人1組で行動させて担当の上司を常につけておくようにするのか運用の仕方は会社次第です。

上司を常につけておくと、社員は退勤時間をごまかしにくいですが、その分本来なら1人で済むようなことも2人でやることになるので人件費がかかることになります。

多少、勤務時間をごまかされても人件費が2倍になるよりは良いので、やはり1人行けば良いような事は1人で行かせるのが良いでしょう。

時間外労働に注意

1日の勤務時間が8時間を超えたり、1週間の勤務時間が40時間を超えると会社は残業手当を支払わなくてはなりません。

仕事が忙しいからといって、長めに働かせていると残業手当を支払うことになります。

残業手当は普段の給料の1.25倍なので人件費高騰の原因になります。

優秀で元気な社員だからといって、毎日長時間労働させてしまっていては会社の人件費を圧迫する事になります。

抱えている社員を適切な時間にバランスよく配置することが、シフト制作において最も重要な事でしょう。

臨機応変な対応も重要で、例えばある社員を1週間の間でどこかの日が長めに働いてしまった場合、どこかの日を少なめにして調整するなどのことが必要となってきます。

このような事は、シフト管理の専用ソフトを使うと簡単に計算ができます。

シフト管理の専用ソフトは毎月定額がかかることが多く無料では使えませんが、このような勤務時間の管理には非常に役立ちます。

社員のスケジュール調整に時間がかかっている場合は、時間が節約出来るので多少出費があってもシフト管理ソフトを導入した方が、会社の業務効率は良くなるでしょう。

社員の数が多い職場であれば、管理が大変になり、計算もややこしくなるので、今やシフト管理に専用ソフトを使うのは必須となっています。

退勤時間をうまく調整して、なるべく残業させることのないようなシフトを組むようにしましょう。

社員の退勤時のトラブルと対処法

社員の退勤時にはどのようなトラブルがあるのでしょうか。 退勤時に何か不手際があると、会社の人件費に影響しますし、社員にとっても自分の給料に関わってきます。退勤時の管理方法は特に注意をする必要があります。

退勤時間をごまかされる

勤務時間を記録するタイムカードが、昔ながらのタイムカードであれば、カードを挿すだけで誰でも入力ができるので、仲の良い社員同士でタイムカードをごまかされる危険があります。

これは退勤時よりもむしろ出勤時に、遅刻をごまかすためにされることが多いです。

最近は、指紋認証や生体認証により、本人確認ができる勤怠システムがあるので、そのようなシステムを導入すれば不正は防げるでしょう。

また給料の計算や、働かせすぎなどの労基対策にも使えるので最新の勤怠システムの導入は非常に便利です。

ただし、無料の勤怠システムは無く、導入にはお金がかかるので、毎月いくらか支払わなければなりません。

しかし、給料の計算などをしていた分の人件費が抑えられるので、人件費が浮いた分、導入するとむしろ会社の経費削減につながる事が多いです。

不要な残業をしてしまう

退勤時に上司やマネージャーがしっかり管理しておかないと不要な残業をされてしまうことがあります。残業をしてしまうと普段より多めに給料払わないといけなくなり、人件費の高騰につながります。

たとえ少々忙しくても、定時に退勤してくれた方が会社の利益としては高い場合があります。

果たしてその仕事は、残業代を支払ってまでさせなければならない仕事なのかを考えなければなりません。

しかし、逆に少々多めに残業手当を支払ったとしても、残業してくれた方が会社は利益が上がる可能性があります。残業させるべきか、させないべきかの判断は会社の経営に大きく影響します。

社員の勤務時間を管理するマネージャーポジションの人は、社員が退勤時間間際になると残業させる事でどのような利益が産み出されるのかを計算して、判断をしなければなりません。

そのような判断をしっかりして会社の利益をしっかりと出していくようにしましょう。

まとめ

退勤について紹介しました。退勤の時間をコントロールする事は人件費の調整にもつながり、人材の適切な配置は会社の利益にも大きく影響します。

また電話対応の時などに、退職・帰社・退社・離職等の言葉をしっかりと使い分けられていないと、取引先から会社の印象が悪くなる場合があります。

正しくこれらの言葉を使い分けて会社のイメージを良くしましょう。