LINEと同じ感覚で使える社内コミュニケーションツールとして、人気が高まっているLINE WORKSですが、勤怠管理システムと連携させることで打刻ツールとしても活用できます。
この記事では、LINE WORKSと連携させることのできる勤怠管理システムと、その設定方法を解説します。
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LINE WORKSと勤怠管理システムを連携させるメリットとは？
既にLINE WORKSを社内コミュニケーションに利用している企業であれば、連携可能な勤怠管理システムを導入することで、スムーズにシステムの運用を始めることができます。
LINE WORKSとは？
LINE WORKSとは、チャットツールとしておなじみのLINEと同じ感覚で使えるビジネスコミュニケーションツールです。
文字でのチャット（トーク）だけでなくスタンプが使えるなど、多くの人が使いなれたLINEと操作感が変わらないため、導入がスムーズな点がメリットです。
また、LINE WORKSはLINEとは別のアプリであるため、プライベートのLINEアカウントを教えることに抵抗がある場合でも、仕事とプライベートを切り分けて利用できます。
LINEにはないLINE WORKS特有の機能として、グループ内で情報共有が可能な掲示板や資料を共有するドライブ、共有カレンダー機能など、ビジネスコミュニケーションをサポートする機能も備えています。
勤怠打刻が楽になる
LINE WORKSは、出退勤時の打刻にも活用できます。
すでに勤怠管理システムを導入している場合、打刻のためにその都度システムにアクセスする必要があります。
そこで、LINE WORKSと勤怠管理システムを連携させることで、LINE WORKSからダイレクトに打刻ができるようになります。
新しくシステムを導入すると、仕様や操作について戸惑いが生じて現場が混乱しがちですが、すでに使っているLINE WORKSを活用することで、従業員にとっても違和感なく利用を開始できます。
リモートワークにも対応できる
LINE WORKSを勤怠打刻に利用することで、多様な働き方や職種にも柔軟に対応できるようになります。
従来のタイムカードや専用の打刻機を使った打刻は、出社を前提とした打刻方法です。
そのため、営業職が直行直帰を行う場合や、サテライトオフィスや自宅でリモートワークを行う場合には対応しきれないという問題がありました。
LINE WORKSはWebブラウザからでもアプリからでも利用できるため、出社している場合は会社のパソコンから、リモートワークや外出先ではスマートフォンのアプリからアクアスすることで、場所を選ばない勤怠打刻が可能となります。
業務コミュニケーションが図れる
LINE WORKSを勤怠管理に利用することで、同時にチーム内コミュニケーションの円滑化にもつながります。
リモートワークが増えると、お互いの業務の進捗状況が見えにくくなります。
管理者としても、仕事の進捗や各社員の仕事ぶり、相談事がないかなど把握することが難しくなります。
LINE WORKSであれば、部署別・プロジェクト別などグループを任意で作成できるため、無駄なく効率的に業務コミュニケーションが図れます。
LINEではお馴染みの既読表示も、LINE WORKSの場合は誰が既読で誰が未読かまで確認ができるため、確実な情報伝達が可能です。
ほかにも、庶務手続の連絡事項の共有に掲示板を活用したり、共有カレンダーでメンバーのスケジュールを一元管理したりといった使い方もあります。
不正打刻を防止できる
LINE WORKSによる打刻は、不正や改ざんも防止できます。
タイムカードやICカードの場合は、本人以外でも打刻が可能であるため、代理による不正打刻のリスクがあります。
また、Excelで出退勤時間を管理している場合は、入力データの修正が可能であるため、改ざんリスクがあり、出退勤記録として客観性に欠けたものとなってしまいます。
LINE WORKSによる打刻であれば、自分のアカウントでのみログイン・打刻が可能であるため、不正打刻のリスクがありません。
また、打刻データはシステムに自動反映され、修正履歴も残るため。改ざん防止にもなります。
打刻方法によっては活用が難しい場合も
すでに勤怠管理の打刻方法として、ICカード等による打刻や生体認証機能付の打刻を取り入れている場合は、LINE WORKSでの打刻で代替することはできません。
勤怠管理システムとの連携や操作性、自社の勤務形態を踏まえてLINE WORKS打刻へ切り替えることが効率化につながるのであれば、打刻方法を見直すことも検討しましょう。
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LINE WORKSと連携可能な勤怠管理システム
LINE WORKSは一部の勤怠管理システムと連携させることで、打刻内容をもとに残業時間の集計や休暇取得状況の管理、給与計算などの人事業務をより効率化できます。
以下で、LINE WORKSと連携可能な勤怠管理システムとその連携方法について解説します。
KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）
KING OF TIMEは、多様な打刻方法を備え、実績と信頼十分の勤怠管理システムです。
KING OF TIMEとLINE WORKSを連携させる手順は以下の通りです。
- 事前設定として、LINE WORKSからDeveloper Consoleにログインし、API IDの発行やAPIの利用範囲などを設定します
- KING OF TIMEの管理画面にて、その他 ＞ オプション ＞ 外部サービス連携カテゴリの順に選択し、LINE WORKS連携の設定を行います
- 1.の手順で発行したIDなどの項目を、「LINE WORKS のAPI登録」画面に入力してAPI連携を完了させます
- KING OF TIMEの管理画面から「LINE WORKS連携設定」を開き、対象従業員の「LINE WORKS アカウントID」を入力して打刻連携設定を行います
- 登録後は [初回メッセージ送信] をクリックし、対象従業員アカウントにトークBOTから連携完了の初回メッセージが届いたら、打刻連携の設定も完了です
- LINE WORKSのトーク画面で「出勤」「退勤」など、あらかじめ決められたメッセージを入力するだけで打刻ができます
詳しい手順については、以下のページをご覧ください。
＞＞「LINE WORKS」と打刻連携するにはどうすればよいですか？
勤怠管理システム市場シェアNo.1「KING OF TIME」 勤労の獅子（エス・エー・エス株式会社）
勤労の獅子は、1,000以上のシフトに対応し、オプション機能を組み合わせることによって自社の勤務形態に沿った運用が可能な勤怠管理システムです。
勤労の獅子では、LINE WORKS連携オプションを契約することによってLINE WORKSからの打刻が可能になります。LINE WORKS連携オプションにかかる費用は、初期設定費として50,000円、月額利用料として一人60円です。
連携完了後は、勤労の獅子botに対して「出勤」「退勤」など事前に設定した任意の打刻キーワードを入力するだけで、データがシステム上の出退勤時刻に反映されます。
IEYASU（IEYASU株式会社）
IEYASUは、20,000社以上の導入実績があり、無料でICカード打刻、残業アラート、申請承認などの機能が、人数制限・期間制限なしに利用できます。
IEYASUとLINE WORKSを連携させる手順は以下の通りです。
- 管理者がIEYASUにログインし、アカウント連携から自身のLINE WORKSアカウントを登録します
- IEYASUのシステム設定画面より「LINE WORKS 連携」ボタンを押下し、LINE WORKSの情報入力してをサービス連携させます。
- LINE WORKS管理者画面より、「IEYASU勤怠管理」という公式Botを「公開」します
- LINE WORKSトーク画面より、打刻用のトークルームを作成し、対象従業員とともにIEYASU勤怠管理botも追加します
- 従業員側も、IEYASUのアカウント連携画面よりLINE WORKSアカウントを登録し連携させれば完了です
詳しい手順については、以下のページをご覧ください。
＞＞【新機能】「LINE WORKS 打刻機能」をリリースいたしました
LINE WORKS連携により、テキスト入力打刻だけではなく、メニューの中から出勤、退勤などのボタンを押すだけで打刻ができる「メニュー打刻」や「スタンプ打刻」が可能となります。さらに、LINE WORKS上で総労働時間や残業時間、有給取得状況などの勤怠情報も確認できます。
kincone（キンコン）（株式会社ソウルウェア）
kincone（キンコン）は、交通系ICカードを利用することで勤怠打刻と交通費の経費処理を同時に行える勤怠管理システムです。
kinconeとLINE WORKSを連携させる手順は以下の通りです。
- 事前設定として、LINE WORKSからDeveloper Consoleにログインし、API IDの発行やAPIの利用範囲などを設定します
- 管理者にてkinconeの外部連携画面からLINE WORKSを追加し、APIトークンを発行します
- 打刻メニューに応じたテキストや、1.の手順で発行した各種キー情報を入力します
- 従業員の編集画面より、LINE WORKSのアカウントを紐づけして連携設定は完了です
- LINE WORKS Developer Console の「Bot」画面より、kincone Botを追加します
- 専用のトークルームを作成し、kincone Botを招待すれば、所定のキーワードを入力するだけで打刻が可能になります
詳しい手順については、以下のページをご覧ください。
＞＞LINE WORKS連携によるチャット打刻（１）LINE WORKSでの事前準備
＞＞LINE WORKS連携によるチャット打刻（２）LINE WORKSとkinconeの連携設定
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LINE WORKSと勤怠管理システムを連携させて効率アップを
勤怠管理や給与計算に活用できる勤怠管理システムは便利ですが、打刻の際に毎回システムにログインする必要があると打刻漏れにもつながります。
そこで、すでに社内コミュニケーションツールとして利用しているLINE WORKSを勤怠管理システムと連携させることで、LINE WORKSから出退勤の打刻が可能となり、より効率的な勤怠管理を行うことができます。
LINE WORKSは気軽に利用できるコミュニケーションツールとして広く利用されており、普段LINEを使い慣れている人も多いため、操作感など違和感なく導入可能です。
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