なぜプロジェクト管理が必要なのか

テレワークなど新しいワークスタイルを導入していく企業も増えたため、プロジェクトに対してしっかりと目標を設定し、管理していくことが今まで以上に求められています。

しっかりとプロジェクト管理されていない状態というのは、航海をする際に海図(計画)と羅針盤(指針)がなければ船は沈むように、プロジェクト自体も暗礁に乗り上げてしまいます。

結果として、納期や予算を大幅に超過してしまい、クライアントには迷惑をかけ、赤字になり、いいことは1つもありません。

プロジェクト管理をしっかりとおこなうことで仕事のクオリティーを上げ、しっかりと利益を得ることに繋がります。

プロジェクト管理でゴールが見える

目の前にあるタスクについて優先度を付け、社内納期などのスケジュールをしっかりと決定することによってチーム間でのスケジュール意識や品質が明確になり、プロジェクトのゴールを統一することができます。タスクに優先度をつけることによって、仕事をする上での順序を理解することにもつながり、「次に何をしたらいいのかわからない」とチームメンバーがタスクに対して混乱することや、メンバーのモチベーションを保つことにもつながります。

プロジェクト管理でタスクが明確になる

やらなければならないタスクをしっかいと洗い出すことによって、適切な人材をアサインすることができます。また、タスクごとにメンバーの個人別納期や目標を設定することができ、メンバーのモチベーション維持にもつながります。

大きなプロジェクトになればなるほど、適切な人材をアサインすることはコストを抑えることにもつながり、タスクが明確になっているとメンバー自身もタスクに優先度をつけて取り組みやすくなります。

プロジェクト管理でスケジュールの進捗がわかる

プロジェクト管理をおこなうことで、全体の納期を把握することができるのはもちろん、タスクごとのマイルストーンを設定することができるため、プロジェクトのスケジュールの進捗管理もスムーズになります。計画されている作業時間と作業時間の実績を確認し、ズレが発生している場合には適切な対処する必要があります。スケジュールの遅延が発生してしまうと、人件費などのコストの増加や、クライアントからの信頼を失うことにもつながるため、プロジェクトの進捗管理は大変重要です。

プロジェクト管理で無駄なコストを削る

プロジェクト管理をして、タスクごとに作業時間を割り振り、進捗状況を管理していくことによって、無駄なコストを削減することにつながります。特にチームで仕事をおこなっていく場合にはチームでの目標や成果物のクオリティーへの意識が統一されているとスケジュールの後戻りによって発生する人件費の削減につながります。

社内での目的意識の統一やチームで仕事をしていくうえで、無駄なコストを削減するということは利益を最大限上げるために大変重要です。

プロジェクト管理ツールをうまく活用してコスト削減をはかりましょう。

プロジェクト管理でコミュニケーションが取れる

プロジェクト管理は1人でおこなうものでも、1人で完結するものではありません。

メンバーの作業状況を都度確認することは必須ですし、メンバーからチームリーダーへ作業状況の報告することも必要です。仕事をしていくうえで当たり前とされている報連相の重要度がプロジェクト管理ではかなり高いウェイトを占めます。

もしもスケジュールの遅延やチーム内で問題が発生し、クライアントへ迷惑をかけてしまう場合にはクライアントに連絡し、報告をしなければなりません。

このようにプロジェクト管理をおこなうことによって、チーム間のコミュニケーションとクライアントとのコミュニケーションが活発になります。

特に、リモートワークなどの普及によって対面でのコミュニケーションからオンラインでのコミュニケーションへ変化しつつあります。

社内のコミュニケーションが減っている場合にはプロジェクト管理をきっかけとしてコミュニケーションが活発になるというメリットもあります。

プロジェクト管理にはツールの活用が不可欠

プロジェクト管理によるメリットを開設してきましたが、プロジェクト管理には専用ツールを使用することによって管理の手間やプロジェクトの進捗を効率的に進めることにもつながり、仕事の効率が格段にUPします。

プロジェクトの規模にもよりますが、ある程度の規模になってくるとメンバーの人数も増え、管理する項目も増えてくるため専用ツールを使用する必要性が出てきます。

プロジェクト管理はExcelでは不十分?

多くの企業で導入されているExcelを使用することによって、プロジェクト管理をおこなうことも可能ですが、完璧なプロジェクト管理をExcelのみを用いておこなうことは困難です。

プロジェクト内容に変更があった場合に修正して共有する手間が発生したり、タスクの優先度は記載されているがタスク間の依存関係の可視化が難しかったり、メンバーごとの作業進捗状況を把握することが難しいです。

こういったデメリットやExcelでは難しい管理内容を、プロジェクト管理専用ツールを使用することによって回避することができますので、プロジェクトの規模が大きければ大きいほどプロジェクト管理専用ツールを使用することをおすすめします。

プロジェクト管理ツールでできること

プロジェクト管理ツールを使用することによって得られるメリットは多数あります。

チャット機能には一般的なコミュニケーションツールとしての機能はもちろん、タスクを達成していくために必要な資料の共有が簡単になり、進捗状況の報告や管理もおこないやすくなる工夫がされています。

WBSやガントチャートを使用した工数管理ができるため、予算に対しての工数の管理も簡単におこなうことが可能です。

デザイン的にも親しみやすく、操作しやすい工夫もたくさんされているため、初めてプロジェクト管理ツールを使う方にも抵抗なく使用していただけます。

プロジェクト管理ツール選びのポイント

プロジェクト管理ツールはさまざまな機能を搭載しているものがあり、目的や用途、プロジェクトの規模などによってしっかりとチームメンバーが使用できる機能を選択して選ぶことが重要です。あったらいい機能をつけすぎてしまうと割高になり、無駄なコストがかかってしまうため、注意が必要です。またツールの導入形態などの違いもあります。

それぞれを詳しく解説していきます。

コスト重視ならクラウド型、セキュリティ重視ならオンプレミス型

プロジェクト管理ツールには大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2つがあります。

クラウド型のメリットとしては、初期費用がオンプレミス型に比べて安く、使用した分だけ支払う従量課金制で提供されているツールが多く、コストを抑えたい方におすすめです。デメリットとしてはパッケージ販売されていることが多いため、特別なカスタマイズなどには対応できない、もしくはカスタマイズをすることによって費用が割高になってしまうことです。

オンプレミス型の場合、ツールを使用するために専用回線を使用するため、一般のインターネット回線を使用して接続するクラウド型のツールと比較するとセキュリティ対策が万全です。

デメリットとしては専用のサーバーを用意する必要があるため、初期費用が割高になります。また、専用の回線を使用するためVPN接続なども準備する必要があります。

クラウド型、オンプレミス型それぞれにメリットとデメリットはありますので、今のプロジェクトの規模や内容に応じて選択してください。

機能と価格のバランスが大事

プロジェクト管理ツールにはさまざまな機能が搭載されていますが、すべての機能を兼ね備えたツールを選んでしまうと逆に無駄なコストが発生してしまうことにつながります。今のプロジェクトの状況や規模をしっかりと把握して、プロジェクトに必要な機能を選択して導入することが重要です。もちろん、導入した後も機能の追加や拡張をおこなうことができるプロジェクト管理ツールもあります。

費用対効果を最大限にするために、初期費用がどれくらいかかり、アフターサポートの手厚さや導入後の機能追加や機能拡張はできるものなのかをしっかりと確認することが大切です。

長く使うほど重要になる操作性

いくら便利な機能を搭載したプロジェクト管理ツールを導入したとしても、うまく機能を活用することができなければ意味がありません。さまざまなプロジェクト管理ツールがインターネット上などで紹介されていますが、紹介されているポイントなどが必ずしも万人に当てはまるわけではありません。企業ごとやプロジェクトごとに必要な機能が違うため、導入を検討しているプロジェクト管理ツールに無料試用期間などが設定されている場合には一度検証してみることをおすすめします。

無料試用期間を通して、チーム内で実際に使用してみると必要な機能もしっかりと判断可能になるため導入で失敗することも少ないです。

おすすめプロジェクト管理ツール5選

数あるプロジェクト管理ツールの中でも特に人気があり、実績も豊富にあるものを5つ厳選してご紹介します。

Redmine

Redmineの特徴はやるべきタスクを管理するチケットという機能が魅力の管理ツールになります。

タスクの進捗を管理したり、タスクの内容に対してコメントを追加したり、タスクに関する資料を集約することが可能です。タスクに関するデータを一元管理するため、過去の状況や対応内容を遡って確認することが可能です。

Redmineはオープンソースであり、利用料は無料で使用でき、プロジェクト管理に十分な機能が搭載されているため人気の高いプロジェクト管理ツールになっています。

導入のハードル自体もかなり低いので、これからプロジェクト管理ツールを使用することを検討されている方にはおすすめです。

Trello

Trelloはインターフェースがシンプルにデザインされており、1つのボードと言われる画面上でプロジェクトの全体像を把握することができるプロジェクト管理ツールです。

プロジェクトの進捗状況やタスクのステータスの確認なども常にリアルタイムで共有できるため、プロジェクトメンバー間のコミュニケーション不足を防ぐことにつながります。

また、ツール自体の設定もかなり柔軟におこなうことができるので、プロジェクトの規模やメンバーの人数に応じてジャストフィットするプロジェクト管理をおこなうことが可能です。

コミュニケーションを活発におこないたい、リアルタイムで状況を確認したい方におすすめです。

Backlog

Backlogはソフトウェア開発や大手広告代理店、旅行代理店などさまざまな業種や規模の企業で導入されているプロジェクト管理ツールです。

プロジェクト管理に必要な機能がこのツール1つに集約されており、メンバーごとの作業状況の確認やプロジェクトの達成率やプロジェクトごとの課題の設定も使いやすいデザインで提供されています。タスクに担当者と期限を紐づけてリアルタイムに情報共有をできるのがBacklogの特徴です。

ツール内でのコメントに対してのいいねの機能や、キャラクターアイコンの種類も36種類も準備されているのでコミュニケーションも活発になること間違いなしです。

OBPM Neo

OBPM Neo は日本で唯一プロジェクト管理の世界基準である「PMBOK」に準拠しているツールになります。

日本で唯一プロジェクト管理の世界標準「PMBOK」に準拠しているプロジェクト管理ツールになります。プロジェクトの進捗状況やコストが管理出来るのはもちろんのこと、人員のアサイン状況の確認やメンバーとのコミュニケーション機能も充実しています。

プロジェクトに関する情報がクラウド上で一元管理出来るため、過去の状況の確認や過去データをもとに分析をおこない、新たなプロジェクト計画に生かすこともできます。

プロジェクト管理の標準化やプロジェクトの見える化を目的にプロジェクト管理ツールをお探しの方におすすめです。

Asana

Asanaは直感的に操作できるインターフェースが特徴的なプロジェクト管理ツールになります。メンバーごとに割り当てられたタスクをリスト表示して、タスクごとの優先度や納期を一目で確認することができます。

タイムライン機能で今後のスケジュールも確認することができ、スケジュールの重なりや依存するタスクの見える化をサポートしてくれます。タスクごとの目標も設定できるので仕事の行き詰まりがわかり、タスクが停滞することを防げます。

直感的に操作でき、タスクの共有もシンプルにおこないたい方におすすめです。