従業員から有給休暇の申請があった場合、その理由を聞くことは違法になるのでしょうか?
また、理由が虚偽だった場合は、会社はどのような手段をとれるのでしょうか?

この記事では、労使トラブル防止の観点から、有給休暇の理由を聞くことの可否、申請に対する適切な対応、虚偽申請の場合の対処法などについて、わかりやすく解説します。

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有給休暇の理由を聞くこと自体は、違法ではない

結論から先に述べると、「理由を聞くこと自体は違法ではないが、必要最低限に留めるべき」ということになります。

年次有給休暇は労働者に認められた権利であり、どのように利用するのかも労働者の自由です。

法律に明文はないものの、判例によると「有給休暇をどのように利用するかは、使用者の干渉を許さない労働者の自由である」という判示がなされています(白石営林署事件 最高裁・昭和48年3月2日判決)。

よって、「取得理由を答えるか答えないか」や「取得理由の内容」によって、取得を拒否するということは認められません。ただし、事務管理上の必要性から、申請時に形式的に理由を聞いたり書かせたりすること自体は違法ではありません。

しつこく聞くとパワハラになりかねない

以下のように、必要以上に理由をしつこく聞くことは、パワ―ハラスメントに該当する可能性があるため、注意しましょう。

  • 「私用のため」との回答に対し、さらに「具体的に回答するよう」迫る
  • 「レジャーのため」との回答に対し、「誰と」「どこに」などと深掘りして聞く

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申告された有給休暇の取得理由が虚偽だった場合は?

たとえ取得理由が虚偽だった場合でも、「労働者の自由利用」の範疇であり、基本的には処罰の対象にはなりません。ただし、就業規則に「虚偽申請が懲戒処分の対象となること、及びその処分内容」が明記されている場合は、懲戒処分を科すことは可能です。

その場合であっても、「虚偽の申請をせざるを得ないほど、取得しづらい職場環境になってはいないか?」といった観点は必要でしょう。

有給休暇の理由と時季変更権

有給休暇の「申請」は、「承認あるいは却下」という判断が下される残業申請などとは性質が異なり、取得を前提とした「日時の指定」という意味合いを持ちます(時季指定権)。

つまり、有給休暇を申請した時点で「取得すること」は確定しており、あとは「指定した時季に取得できるか」にのみ、使用者が介入できることになります(時季変更権)。この時季指定権も、事業の正常な運営が妨げられる場合にのみ行使が可能とされています。

よって、そもそも有給休暇の申請に対して、使用者が取り得る選択は「承認もしくは却下」ではなく、「承認もしくは時季変更権の行使」ということになります。

時季変更権の行使は、有給休暇の理由と無関係

有給休暇の取得理由いかんによって、時季変更権の行使を使い分けることは認められません。時季変更権は、以下のように「その日に有給を取得することが、事業の正常な運営を妨げる場合」に限って認められます。

  • 当該労働者にしか対応できない業務があり、かつ納期が迫っている
  • 同じ日に複数の労働者が取得申請しており、代替要員の確保が困難である

例外的に有給休暇の申請を却下できる場合とは

前述したように、基本的に有給休暇に「却下」は認められませんが、以下のようなケースは例外的に却下扱いとしても違法とはなりません。

  • 申請ルールに反して事後申請があった場合
  • 労働義務のない日に申請があった場合
  • 業務の運営を妨げる目的で取得する場合

申請ルールに反して事後申請があった場合

就業規則等に「有給休暇は●日前までに申請すること」「原則的に事後申請は認めないものとする」など事前申請に関するルールが規定されているにも関わらず、これに反して事後申請がなされた場合は、却下することが可能です。

ただし、急病や身内の不幸など事前申請が困難である事情があった場合には、一律に却下するのではなく、便宜を図って認めるのが望ましいでしょう。

労働義務のない日に申請があった場合

「会社の所定休日や夏季休暇などを有給休暇として消化したい」という申請があった場合は、却下可能です。

有給休暇は、労働日の労働義務を免除しつつ賃金を保障するという制度であるため、そもそも労働義務のない日には取得できず、時季指定権も成立する余地がありません。よって、時季変更権を行使するまでもなく、無効な有休申請として却下できるということになります。

業務の運営を妨げる目的で取得する場合

「自社のストライキに参加するため」に有給休暇を取得することは認められず、取得理由により申請を却下できる唯一とも言える例外となります。

ストライキは、労働組合の要求を通すために、組合員が一斉に労働を拒否して業務の正常な運営を阻害する行為です。団体行動権とも呼ばれるこのストライキ権は、団結権、団体交渉権と並んで「労働三権」と呼ばれる、労働者に保障された重要な権利です。

しかし同時に、「事業が正常に運営される」ことを前提に労働の免除と賃金を保障した有給休暇の趣旨とは、相反する行為でもあります。よって、この場合は有給休暇を有効なものとして扱うべきではないという結論になります。

ただし、有給休暇を利用して「他社のストライキに参加する」行為は、労働者の自由利用の範疇となるため、却下できません。

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有給休暇の理由を聞くのは形式だけに

時季変更権の行使にあたって、有給休暇の取得理由を聞く場合でも、あくまでも「その日に取得することの重要性や必要性」をヒアリングする程度にとどめ、細かい内容まで聞くのは控えるのが無難です。

理由の回答を拒絶された場合でも、それにより有給取得を却下したり処分の対象としたりすることは違法となり、またパワハラリスクも出てきます。

また、申請手続きが複雑であると取得をためらう可能性もあるため、勤怠管理システムの申請ワークフロー機能などを利用することで、申請へのハードルを下げることも重要となるでしょう。

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有給休暇の取得率向上を目指している方は、勤怠管理システムの選定・比較ナビを是非ご利用ください。

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