小売・サービス・飲食業の勤怠管理は、多様な雇用形態やシフト管理への対応が必要です。
煩雑になりがちな勤怠管理から解放されるためには、これらの業種に求められる要件をすべて満たした勤怠管理システムを導入することをオススメします。
この記事では、「小売・サービス業」および「飲食業」に最適な勤怠管理システム選びのポイントと、オススメ製品についてお伝えします。
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なぜ、勤怠管理システムが必要なのか？
企業にとって勤怠管理は法令上の義務でもあり、正しい給与計算のためにも必要です。勤怠管理をミスなく効率的に行うには、勤怠管理システムの活用が効果的です。
小売・サービス・飲食業は、労務面において以下のような特徴があります。
- 正社員以外にも多様な雇用形態の従業員がいる
- シフト制を導入しているケースがほとんどである
- 一斉休憩が取れない
- 深夜勤務が発生しやすい
これらを手作業で管理をしようとすると、非常に複雑な作業が必要になるばかりか、ヒューマンエラーが起きやすく労使トラブルのリスクも出てきます。次にご紹介するような、業界特有の問題点を解決するためにも、勤怠管理システムの導入は不可欠と言えるでしょう。
小売・サービス・飲食業における勤怠管理の問題点
小売・サービス・飲食業においては、シフト制や多様な雇用形態という業界ならではの特徴に起因する、勤怠管理上の問題点があります。
シフト表の作成が手間
オフィスワーク中心の業態のように、従業員一律の勤務時間を設定することが難しいため、シフト制を採用していることがほとんどです。
所定労働時間よりも営業時間が長い場合は、常に必要な人員を確保して交代で勤務させることになります。さらに、時期や時間帯による繁閑に応じて、人員を適切に配置するため、シフト表を毎月作成して管理する必要があります。
シフト表は、従業員の休暇希望や勤務可能な日時のヒアリング結果を取りまとめて作成するため、非常に手間がかかります。また、シフトを作成したあとでも、体調不良などで欠員が発生した場合は、円滑に店舗を運営するために代替要員を確保する必要があります。
異なる店舗間の勤怠管理が煩雑
チェーン店などでは、複数の店舗データを本社や支部単位で取りまとめて、勤怠の集計をするケースがよくあります。
また、一人の従業員が複数の店舗に所属していたり、人手が不足した場合に近隣の店舗に応援要員として出勤したりすることもあります。この場合、給与計算の担当者は複数店舗にまたがる集計作業が必要になります。
有給管理が煩雑
小売・サービス・飲食業に多くみられるパートやアルバイトは、採用時期がバラバラであるため、有給休暇の付与タイミングもバラバラになります。
また、有給休暇の付与日数も勤務日数や勤務時間によって異なるため、「誰にいつから何日間の有給が付与されているのか」「取得状況はどうなっているか」といった管理が非常に煩雑になります。
割増賃金があいまいになりがち
小売・サービス・飲食業では、割増賃金が発生するケースが多く、支払いをめぐるトラブルも少なくありません。
パート・アルバイトであっても、1日8時間・週40時間の法定労働時間をを超える場合は、当然に時間外割増賃金が必要になります。ただし、これらの業種は特例業種に含まれるため、従業員が常時10人未満であれば、週の法定労働時間は44時間となります。
また、24時間営業・深夜営業を行っている店舗では、日常的に深夜労働に伴う深夜割増賃金が発生します。
定休日のない店舗では、法定休日がシフトにより定まることになりますが、シフト調整などで1週間まるごと勤務した場合は法定休日労働となり、休日割増賃金が発生します。
このように、小売・サービス・飲食業では、他の業種に比べて割増賃金の発生や計算がイレギュラーであるため、複雑な管理が必要になります。
不正打刻や打刻漏れ
日々の出退勤時間がまちまちであったり、出勤してすぐにレジ対応に追われたりすると、うっかり打刻を忘れたまま勤務してしまうケースがよくみられます。
また、タイムカードやエクセルなどで勤怠管理を行っている場合、遅刻しても他の従業員に代理打刻を依頼する、勤怠データを書き換えるなどの不正打刻・改ざんのリスクもあります。
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小売・サービス・飲食業における勤怠管理システムに必要な機能
小売・サービス・飲食業では、上記の課題を解決するための機能をもった勤怠管理システムを導入する必要があります。
豊富なシフト管理機能
小売・サービス・飲食業では、負担の大きいシフト表を簡単に作成・管理できる機能は欠かせません。
たとえば、従業員ごとに希望の出勤日・時間帯を入力するだけでデータが集約され、日別・時間別に勤務可能な従業員がひと目で分かるため、管理者のシフト作成負担が大幅に軽減できます。
また、就業形態が固定の従業員のシフト作成を自動化したり、さまざまなシフトパターンを保存して使い分けたりすることも可能です。作成したシフト表は、勤怠管理システムを通じて共有可能であるため、印刷して各自に配布する必要もありません。
イレギュラーな勤怠も管理できる
チェーン店などで複数の店舗を展開している場合は、他店舗からの応援要員いわゆる「ヘルプ」の発生に対応しているかも重要です。他店舗も含めて出退勤の打刻ができ、勤怠データは自動集計がされるのか、といった点も確認しておきたい機能です。
有給休暇の自動付与
パートやアルバイトの多い小売・サービス・飲食業では、適切な有給休暇の管理が行える機能も必要です。
有給管理機能があれば、所定労働日数や勤務実績に応じて、必要な有給休暇が自動で付与されます。また、取得状況もリアルタイムで確認でき、取得率の低い従業員に対するアラート送信も可能であるため、意図しない労働基準法違反を防止できます。
豊富な打刻機能
不正打刻を防止するには、ICカード打刻や生体認証打刻が有効です。店舗数が多く、店舗ごとに打刻機を導入すると費用が高くなってしまう場合には、各自のスマートフォンなどから打刻できるものを選ぶのもよいでしょう。
また、打刻漏れの従業員に対して、スマートフォンにアラートを送る機能を有しているものもあるため、確認しておきましょう。
給与計算システムとの連携
出退勤データを給与計算システムと連携して、自動で給与計算まで行うことができるものもあります。
小売・サービス・飲食業では、割増賃金の計算が複雑になりやすい傾向にあるため、給与計算をミスなく効率的に行うためにも、連携機能があると便利です。
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小売・サービス・飲食業に特化した勤怠管理システム3選｜POS管理型
勤怠管理システムには、POSレジ（POSシステム）を提供している会社が開発している勤怠管理システムがあります。POSレジを使う小売・サービス・飲食業に特化しており、売上データと勤怠情報を比較分析することで、適正な人員配置が可能になります。
Gulf-CSM 勤怠管理（株式会社ガルフネット）
Gulf-CSM勤怠管理は、飲食業界で多数の導入実績を誇る勤怠管理システムで、特に多店舗展開の業種に特化した豊富な機能を備えています。
シフト管理機能として、他店舗でのヘルプの場合に利用できるヘルプ調整機能を備えており、シフトの作成・調整が簡単に行えます。また、店舗間のコミュニケーション機能が充実しているため、本部から全店舗への通知や店舗間でのやり取りをスムーズに行うことができます。
ほかにも、勤務状況や貢献度に応じて電子マネーなどに交換可能な独自のポイントを付与し、従業員のモチベーションアップを図れるユニークな機能があります。
ガルフネット スマレジ・タイムカード（株式会社スマレジ）
スマレジ・タイムカードは、勤怠管理だけでなく給与計算機能や日報管理機能も備えています。日報はパソコンからだけでなく、スマートフォンやタブレットからも作成できます。
また、POS管理型システムならではのPOSデータとの連携により日々の売上高と労働時間をもとに店舗ごとの生産性を数値化・グラフ化して管理することも可能です。
顔認証による打刻の際には「笑顔検出機能」により、体調やモチベーションなどを測定することも可能です。
Uレコ（勤怠管理）（株式会社 USEN）
Uレコは、シフト管理もできるクラウド型勤怠管理システムです。スマートフォンなどの打刻アプリによる勤怠データはクラウドサーバー上で集計され、CSVで出力して給与計算システムとの連携させることができます。
作成したシフトや勤怠実績は、管理者画面だけでなく従業員向けのページにも共有されるため、スマートフォンからいつでも確認可能です。
また、関連サービスとして飲食店や理美容店など業種に特化したタブレットPOSレジを展開しており、Uレコと連携させることで理論人件費や担当者の管理を一元化することもできます。
小売・サービス・飲食業に実績のある勤怠管理システム5選｜汎用型
小売・サービス・飲食業に特化しているわけではありませんが、豊富な機能により小売・サービス・飲食業に導入実績の多い勤怠管理システムもあります。
KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）
KING OF TIMEは、豊富な機能により業種を問わず多数の導入実績を誇る、信頼性の高い勤怠管理システムです。
さまざまな勤務形態に対応したパターンの設定や、スケジュール登録などによりシフト作成業務を効率化できます。
打刻方法も、顔認証・生体認証のほかに二次元カラーコードやログイン打刻などの豊富な選択肢があり、各店舗の実態に応じて選択可能です。
jinjer勤怠（jinjer株式会社）
jinjer勤怠は、「バックオフィス業務をラクに、シンプルに」をスローガンに、勤怠管理をはじめとするバックオフィス業務の効率化を支援するクラウドサービスです。
希望シフトの収集から未提出の従業員へのシフト提出依頼の送信までを、システムで対応可能です。作成したシフトと実際の労働時間の差を把握する予実管理機能など、充実したシフト管理機能を有しています。
また、有給休暇の取得状況や時間外労働に対するアラート機能など、豊富な機能を有してるにも関わらず、月額費用は1ユーザーあたり月額400円とリーズナブルであることも特徴の一つです。
e-就業OasiS（株式会社ニッポンダイナミックシステムズ）
e-就業OasiSは、勤怠管理や有給休暇管理、プロジェクト工数実績管理といった基本的な機能に加え、自由度の高いカスタマイズが可能な勤怠管理システムです。
就業規則に特殊な規定がある場合など、既存の機能では対応できないケースでも、カスタマイズすることによって、自社にあったシステムを構築できます。
打刻方法も、ICカード、生体認証、入退室データ、パソコンのログオン・ログオフデータなど豊富なので、業態に合わせた方法を選ぶことができます。
勤労の獅子（エス・エー・エス株式会社）
勤労の獅子は、1000以上のシフトに対応しているため、シフト管理が重要な小売・サービス・飲食業においても、非常に有効な勤怠管理システムです。
ヘルプが発生した場合や、1日に複数回出退勤が発生した場合であっても、カスタマイズなしで対応できます。
また、勤労の獅子で集計した勤怠情報はほとんどの給与計算システムと連携可能であるため、効率的な給与計算が可能です。
ジョブカン勤怠管理（株式会社Donuts）
ジョブカン勤怠管理は、シフト管理をサポートする機能が充実した勤怠管理システムです。シフトの希望をとりまとめ、シフト表の自動作成をするだけでなく、人員の過不足判定や特定の従業員にシフト募集メールを送る機能などがあります。
ICカード打刻や指静脈認証打刻などの豊富な打刻方法に加え、打刻忘れに対するアラート通知やエラー打刻一覧の閲覧なども可能です。
小売・サービス・飲食業の勤怠管理はシステム化が不可欠
働き方改革や労働者の意識変化を受け、今まで適正に運用されていたとは言い難い小売・サービス・飲食業にも、コンプライアンスにのっとった勤怠管理が求められています。
こうした社会の要請に応えながら、業界特有の勤怠管理の問題を解決して業績アップにつなげるためには、アナログな勤怠管理から勤怠管理システムへの移行が不可欠です。
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