労働者名簿は、労働基準法によって必ず作成および保管しなければならない重要な労務管理書類の一つです。労働者の情報に変更が生じた場合は、その都度更新する必要があります。

労働者名簿の管理がずさんになれば、最悪の場合は労働基準法違反に問われ、罰則対象にもなりかねません。

この記事では、起業したばかりの事業主の方や新たに人事担当者になった方向けに、労働者名簿の書き方をわかりやすく解説します。

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労働者名簿はすべての労務管理の基礎となる

労働者名簿は「出勤簿」「賃金台帳」と並んで、「労働三帳簿」や「法定三帳簿」と呼ばれています。
労働者を雇用している事業者は、必ず「労働三帳簿」を設置しなければなりません。

労働基準監督署の調査においても、「労働三帳簿」は高い確率で確認されるます。
設置されているのは当然として、普段から、記載内容に変更があった場合の更新忘れによる漏れがないかを、確認しておく必要があります。

「出勤簿」や「賃金台帳」についての詳しい解説は、こちらの記事をご覧ください。

>>出勤簿は必ず備える義務あり|書き方から管理方法までを解説

>>賃金台帳の正しい書き方|給与明細で代用はNG?

労働者名簿の作成義務は?

労働者名簿は、会社の規模にかかわらず、労働者を一人でも雇っていれば、作成および整備する義務があります。

(労働者名簿)
第百七条 使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日日雇い入れられる者を除く。)について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。
② 前項の規定により記入すべき事項に変更があつた場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。

労働基準法第107条|法令検索 e-Gov

法人だけではなく、労働者を雇っている個人事業主であっても、労働者名簿の作成義務はあります。

また、作成を怠るだけではなく、記載内容に不備があっても、労働基準監督署から是正勧告を受けるケースがあるため、注意が必要です。

労働者名簿の作成対象労働者は?

労働者名簿を作成しなければならない対象の労働者は雇用形態に関係なく、労働基準法第9条に定められている「事業または事務所に使用される者で、賃金を支払われる者」が対象です。

雇用形態ごとの労働者名簿の作成義務は下記のとおりです。

対象者作成対象か
パート・アルバイト所定労働日数・所定労働時間に関係なく作成義務あり
契約社員契約期間に関係なく作成義務あり
派遣社員派遣元で作成義務あり。派遣先では作成義務なし
出向者(在籍出向)出向元・出向先どちらも作成義務あり
出向者(移籍出向)出向先でのみ作成義務あり
日雇い労働者作成義務なし
代表者・役員作成義務なし

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労働者名簿の記入例一覧|テンプレートあり

労働者名簿に関しては、必ず記載しなければならない項目が決められています。

第五十三条 法第百七条第一項の労働者名簿(様式第十九号)に記入しなければならない事項は、同条同項に規定するもののほか、次に掲げるものとする。
一 性別
二 住所
三 従事する業務の種類
四 雇入の年月日
五 退職の年月日及びその事由(退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。)
六 死亡の年月日及びその原因
② 常時三十人未満の労働者を使用する事業においては、前項第三号に掲げる事項を記入することを要しない。

労働基準法施行規則第53条|法令検索 e-Gov

労働者名簿は、必要な事項さえ記載されていれば特に決まった書式はありませんが、厚生労働省や東京労働局のホームページには参考テンプレートが提供されています。

労働者名簿(PDF)|厚生労働省
労働者名簿(Word)|東京労働局

氏名・性別・生年月日<必要記載事項>

全ての労働者の氏名、性別、生年月日を記載します。
途中、結婚あるいは離婚などによって、姓が変更された場合は、その都度速やかに労働者名簿を変更して更新しなければなりません。

また、労働者名簿は戸籍上の氏名で記載するルールになっています。

職場内外ともに、戸籍上の氏名以外の名前(結婚や離婚などで旧姓のまま使用しているケースなど)を使用している労働者であっても、労働者名簿に関しては戸籍上の氏名を記載なければなりません。

住所<必要記載事項>

労働者によっては、自宅に家族を残して単身赴任しているように、住民票の住所と実際に住んでいる住所(居住地)が異なるケースがあります。
この場合は、実際に住んでいる住所(居住地)を労働者名簿に記載します。

当該労働者に支給する定期代などの交通費は、実際に住んでいる(居住地)から会社(事業所)までの交通経路で支払います。

また、会社までの通勤途中で万一の事故などが発生した場合、労災認定の可否に関しては、上記の交通経路を基準に判断されます。

なお、引っ越しなどで、労働者が住所変更した場合は、その都度速やかに労働者名簿を更新する必要があります。

従事する業務の種類<必要記載事項>

事業所内における労働者が担っている業務がわかるように、「営業」「人事」「総務」「経理」「店舗販売」「広報」など、担当業務・役割・業務内容などを記載します。

途中、人事異動などで、配属先が変更になった際は、その都度速やかに労働者名簿を変更して更新しなければなりません。

なお、従業員30人未満の事業場は、複数業務をこなすことが多いため、労働者名簿への記載は任意となっています。

雇入年月日<必要記載事項>

労働者名簿に記載する労働者の雇入年月日は、採用日ではなく、実際に雇用を開始した日を記載します。

雇入年月日は、年次有給休暇の付与要件の起算点になるため、あとで有給休暇をめぐってトラブルや法令違反に発展しないよう、正確に記載します。

なお、会社によっては「正社員登用制度」や「正社員転換制度」などの名称で、現在雇用中のパートやアルバイトを、そのまま正社員として登用するケースがあります。

このように、途中で雇用形態を転換したようなケースであっても、当初の雇用開始日を変更する必要はありません。

退職年月日およびその事由<必要記載事項>

労働者が退職した場合は、退職日の記載が必要です。

また、就業規則に規定した解雇事由に該当したため解雇処分となった労働者については、退職日に加えて退職理由を記載しなければなりません。

労働者の解雇に関しては、当該労働者の退職後、その解雇理由などをめぐって係争になるケースが多いため、できる限り詳細に記載しておくのが望ましいです。
労働者都合による退職の場合は、特に退職理由を記載する必要はありません。

なお、労働者が在職中に死亡した場合は、死亡年月日と死亡原因を記載する必要があります。

履歴<必要記載事項>

「履歴」に関しては、特にその記載内容について、法的な規定はありません。

一般的な記載例としては、「最終学歴」「職歴(社内もしくは社内外)」「社内での異動・昇進」「保有資格」などが多くなっています。

ただし、個人情報の取り扱いの問題がありますので、記載する項目については労働者本人の承諾が必要です。

社会保険、雇用保険に関する事項<任意記載項目>

社会保険、雇用保険に関する項目は任意記載項目ですが、いずれも個人情報に該当するため、記載する場合は労働者本人の承諾が必要です。

健康保険被保険者番号労働者個人の健康保険証に記載されている番号です
基礎年金番号年金手帳や日本年金機構から送付される「ねんきん定期便」に記載されている番号です
雇用保険被保険者番号雇用保険被保険者証や離職票に記載されている番号です

電話番号・緊急連絡先<任意記載事項>

労働者本人の連絡先のほかに、万が一本人と連絡が取れなくなった場合に備えて、緊急連絡先の記載もある方がより安心です。

労働者本人の承諾を得る前提ですが、実際に多くの会社で労働者名簿に緊急連絡先は記載されているケースが多いです。

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労働者名簿の保存期間と注意点

労働者名簿を始めとする労働関係書類は、労働基準法で保存期間が規定されています。
また、労働者名簿に記入すべき事項に変更があった場合においては、遅滞なく訂正しなければなりません。

このように労働者名簿の作成や管理にあたっては、いくつかの注意点があるため、以下で解説していきます。

労働者名簿の保存期間は3年間

労働者名簿は、3年間保存しなければなりません。

(記録の保存)
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。

労働基準法第109条|法令検索 e-Gov

なお、条文上は5年となっていますが、経過措置により当面は3年間とされています。

なお、労働者名簿の保存期間の起算日は、労働者の死亡、退職(解雇含む)の日であるため、それぞれの労働者につき3年間保存しなければなりません。

退職したからといってすぐに破棄してしまうと、労働基準法違反となり30万円以下の罰金が課せられる可能性があるため、注意が必要です。

特に、労働者名簿を紙ベースで保存している会社では、他の書類に紛れないように退職した労働者と在籍労働者とを分類しておくなど、紛失のないように細かな管理が必要です。

労働者名簿の保管方法はエクセルなど電子データでもよい

労働者名簿は、必ずしも紙の書類として保管する必要はなく、Excelなどの電子データとして保管しても差し支えありません。

なお、電子データで労働者名簿を保管する要件として、厚生労働省サイトのO&Aで下記のように定義されています。

Q(質問)
 労務関係の書類をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか?
A(回答)
労働基準法第109条では、労働者名簿、賃金台帳、雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない、と定めています。これらの書類をパソコン上で作成して保存するには、
1. 法令で定められた要件を具備し、かつそれを画面上に表示し印字することができること
2. 労働基準監督官の臨検時等、直ちに必要事項が明らかにされ、提出し得るシステムとなっていること
3. 誤って消去されないこと
4. 長期にわたって保存できること
などの要件を満たしていなければなりません。

労務関係の書類をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか。|厚生労働省

労働者名簿は事業場ごとに作成が必要

労働者名簿は、事業場ごとに作成する必要があります。

「事業場」とは、「支社」「営業所」「支店」「工場」など、名称を問わず独立して継続的に事業が行われる場所をいいます。

複数の事業場がある会社では、会社全体ではなく事業場単位での作成と保管が必要です。
たとえば、全国的に事業場がある会社は、全事業場・全従業員分を本社で一括して作成と保管するのではなく、それぞれの事業所で作成・保管しなければなりません。

労働者名簿における個人情報の取り扱いに注意

労働者名簿に記載する情報は、労働者の氏名(フルネーム)、住所、生年月日などの個人情報が多数含まれています。

全て個人情報に該当し個人情報保護法の対象であるため、労働者名簿の記載に関しては、労働者本人の同意が必要です。

マイナンバーの取り扱いについては、一見、労働者名簿との一元管理が効率的に見えます。
しかし、マイナンバーは銀行などの金融機関で口座開設する際にも使用されており、個人の資産や金融情報と紐づいているなど、センシティブな側面が強いものです。

よって、マイナンバーの取り扱いは給与支払担当などに限定しておくのがベストであり、人事担当者が扱うべき情報ではなく、労働者名簿に記載するのは不適切とされています。

なお、労働者名簿に顔写真を掲載することは、肖像権の侵害に該当する可能性があり、重大なトラブルに発展する恐れがあるため、避けるべきです。

労働者名簿は勤怠管理システムで効率的に管理

人事労務の基礎となる大事な帳簿であり、更新頻度も比較的高いため、作成・管理は効率良く行いたいものです。

勤怠管理システムを導入することで、情報を一元管理でき他の帳簿とも連携が可能となり、また更新も非常に楽になります。労働者名簿の適切で効率的な作成・運用のために、勤怠管理システムの導入をおすすめします。

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