2020年4月の労働基準法改正により、タイムカードの保管期間が従来の3年から5年に延長されました。では、この5年とはいつから数えるのでしょうか?

実は、同じタイムカードであっても、雇用形態や勤務形態によって、保管義務がなかったり保管期間の起算日が違ってきたりします。この記事では、事業主や人事担当者の方向けに、タイムカード保管に関する実務上のポイントについて解説します。

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タイムカードの保管期間は5年に改正!

タイムカードは、労働基準法上で保管が義務づけられてる法定三帳簿のうちのひとつである「出勤簿」に該当します。保管期間については、法定三帳簿である労働者名簿、賃金台帳と同じく従来は3年保管とされていましたが、2020年の法改正により5年に延長されました。

ただし、現在は経過措置により3年でも差し支えないとされています。また、経過措置終了後も2020年3月までのタイムカードについては、3年保管で問題ないとされていますが、可能であれば5年間保存されることをオススメします。

なお、賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねる場合は、源泉徴収簿の保管期間に合わせて7年間保管することとなっています。そして、タイムカードは賃金台帳の計算根拠となるため、賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねる場合はタイムカードについても7年間保管する必要があります。

なぜ、タイムカードの保管が必要なのか?

タイムカードは、日々の労働実態を把握し、給与計算に正しく反映させるためにあります。そのため、給与計算が完了し、正しく給与支給がされればタイムカードの保管は不要に思えるかもしれません。しかし、タイムカードの保管には、他に以下のような大きな意味があります。

まず、労使トラブルが発生した場合に、当時の勤務状況および会社側の適切な労務管理を客観的に証明する材料となることです。残業代などの未払賃金請求がされた場合に、タイムカードが無ければ会社側の主張が認められない可能性が高くなります。

また、タイムカードや賃金台帳は、労働基準監督署の調査でほぼ間違いなく提示を求められます。この際にタイムカードを保管していないと、客観的に労働実態を示すことができないだけでなく、労務管理能力の欠如を指摘されてしまう可能性もあります。

タイムカードの保管義務に違反するとどうなる?

タイムカードの保管は労働基準法で定められた義務であり、違反した場合には労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金が課せられます。

ただし、保管義務に違反したからといって即座に罰金が課せられる可能性は低く、まずは労働基準監督署による是正勧告を受けることになります。そのうえで、この勧告に従わないなど違反行為が悪質と認められた場合に、罰金が課せられるという流れになります。

いずれにしても、法令違反であることには変わりはないため、タイムカードは正しく保管しておかなくてはなりません。

タイムカードの保管義務が適用されない労働者

タイムカードは、雇用形態に関係なくアルバイトや派遣社員であっても保管しておく必要があります。派遣社員の場合は、実際の勤務先である派遣先だけでなく派遣元会社でも管理が必要です。

ただし、管理監督者及びみなし労働時間制のもとで勤務する労働者については、タイムカードの保管義務の対象外となります。管理監督者は労働時間の規制対象外であり、みなし労働時間制の適用労働者は実労働時間と給与算定対象の労働時間が異なるためです。

とはいえ、企業には過重労働の防止や健康管理の観点からも労働時間を適切に把握する義務があるため、管理監督者やみなし労働制適用者についてもタイムカードで労働時間を管理し、保管することが望ましいでしょう。

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保管期間はいつから起算する?

タイムカードの保管期間の起算日は、2020年の改正により、それまでの「当該記録の完結日等」といったあいまいな表現が改められました。

なお、この起算日の規定も現在経過措置により従来の起算日の考え方でもよいとされていますが、こちらは2023年4月の正式施行が決定しています。つまり、2023年4月以降は、保管期間が3年のままであっても、起算日については新たな規定が適用されるということになります。

原則は最後に記録した日

タイムカードの保管期間の起算点は、原則その記録が最後に打刻された日とされています。たとえば、毎月月末までを給与計算期間とし、翌月10日を給与支給日としている場合、その月のタイムカードは締日の月末から5年間保管が必要となります。

ただし、その記録に係る給与の支払期日が当該記録の完結日よりもあとの場合には、給与の支払期日を起算日とすることが明確化されました。つまり、上記の例において月末に退職した者については、退職翌月10日の給与支払日から5年間保管が必要となります。

派遣社員の例外に注意

派遣社員の場合は、タイムカードの保管期間の起算点がほかの労働者と異なり、派遣契約の終了日となるため注意が必要です。

派遣社員の場合、労働時間などの勤怠管理は派遣元で作成する派遣元管理台帳によって管理されます。派遣元台帳の最終記録日は派遣契約終了日となり、あわせてタイムカードの起算日も派遣契約終了日となります。

なお、派遣社員の勤怠記録は派遣元・派遣先の双方で管理・保管しておく必要があるため、派遣期間満了と同時に廃棄しないように気をつけましょう。

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タイムカードの適切な保管方法

タイムカードを保管しておかなければならないことは認識していても、必要なときに正しく抽出、参照できない、となっては意味がありません。そのようなことがないよう適切な保管しておく必要があります。ここでは、記録形式に応じた適切な保管方法について、解説します。

紙のタイムカードの保管方法

紙のタイムカードを保管する場合には、誤廃棄や劣化を防ぐための対策が必要です。また、必要なときにすぐに取り出せることも重要です。

管理方式は、年月ごとまたは従業員ごとに保管するという方式が考えられますが、増減が生じる従業員単位よりも、年月単位の方が管理しやすいと言えます。ただし、労働基準監督署の調査などで提出を求められた際に、スムーズに取り出せるという観点で決めても良いでしょう。

また、紙の場合は日焼けや湿気など、経年劣化により文字が読めなくなるリスクにも備える必要があります。消えるボールペンで書かないことはもちろんですが、専用の保管箱に収納のうえ湿気が少なく日の当たらない場所に保管しておきましょう。

タイムカードは電子データ化がオススメ

タイムカードを紙で保管しておく場合、物理的なスペースの確保が必要です。保管期間が5年に延長されたこともあり、特に従業員数の多い会社では保管に適したスペースの確保が難しいこともあるでしょう。また、劣化や紛失のリスクにも対応する必要があります。

そのため、タイムカードは電子データ化して保管することをオススメします。電子データ化したうえで、常に複数のハードディスクにデータを保管するミラーリングや、クラウドサービスの利用によって、誤操作や機器障害といった紛失リスクの回避にもつなげることができます。

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勤怠管理システムで安心してタイムカードを保管する

タイムカードの保管期間の延長により、紙媒体のタイムカードの管理は益々難しくなりました。将来のことを見据えた場合、タイムカードの管理を電子化・システム化することをオススメします。

勤怠管理システムを導入することによって、タイムカードの保管・管理負担を軽減するだけでなく、勤務場所や勤務形態を選ばない柔軟な勤怠打刻が可能になり、勤怠管理そのものの負担が大幅に軽減できます。

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