働き方改革や新型コロナウイルスの影響により、勤怠管理システムを導入する企業が急増しています。

ただ、導入を検討しているものの、初期費用などのコストを考えるとなかなか導入に踏み切れない、という事業主の方も多いのではないでしょうか。

そこでオススメなのが、勤怠管理システム導入の際に利用できる補助金や助成金です。この記事では、勤怠管理システム導入を検討中の方向けに、補助金や助成金の受給要件から申請手続きまで、わかりやすく解説します。

失敗しない勤怠管理システムの選び方とは?
・システム検討時に注意すべき点を整理したい
・業務運用で管理すべき点を網羅的に整理したい
・効率化(システム化)できる点を整理したい

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補助金・助成金とは?違いも解説

補助金と助成金は、ともに自治体や省庁などが運営主体となって、一定の条件を満たすことで支給されるものです。補助金のほうが受給額は大きい傾向にありますが、助成金は審査がなく要件さえ満たせばほぼ受給できるのが特徴と言えます。

ほかには、以下のとおり運営主体や目的などに違いがあります。

補助金助成金
運営主体経済産業省・中小企業庁・各自治体厚生労働省
目的起業・創業支援、事業の育成雇用促進、人材育成、労働環境改善
返済一部必要な補助金もある不要
審査要件を満たしていても、審査に通らなければ支給されない要件を満たしていれば、ほぼ支給される
受給額およそ数十万円~数百万円およそ数万円~数十万円
補助金・助成金の違い

IT導入補助金とは

IT導入補助金は、労働力不足解消・業務効率化・品質安定に寄与するITツール導入に、必要な資金を一部援助する制度です。中小企業庁が管轄し、主に中小企業や個人事業主をターゲットにしています。

対象のITツールは幅広く、ソフトウェア・クラウドサービス・グループウェアに加え、勤怠管理システムやPC購入費用も該当します。また、IT導入補助金は自社単独で進める制度ではなく、IT導入支援事業者と共同で行うのが特徴です。

IT導入支援事業者は、システムやサービスを提供するベンダーです。ITツールの選定・
事業計画立案・申請手続きのサポートなど、幅広い面で申請者をサポートします。

IT導入支援事業者とは長期的な付き合いとなるため、コミュニケーションが取りやすく、相談しやすい相手を選定することが重要です。

IT導入補助金の対象事業主

IT導入補助金の対象となるのは、中小企業もしくは個人事業主で、医療法人や学校法人も対象となります。

中小企業の定義は労働基準法などの定義とは異なり、製造業・建設業・運輸業であれば「資本金3億円以下または常勤従業員300人以下」のように、業種ごとに規模要件が設定されています。詳しくは、以下のサイトをご参照ください。

事業概要|IT導入補助金

補助の種類と内容

補助対象となる経費とその補助金額については、以下のように分類されています。

通常枠A類型通常枠B類型デジタル化基盤導入類型
補助対象ソフトウェア費・クラウド利用費(1年分)・導入関連費ソフトウェア費・クラウド利用費(最大2年分)・導入関連費
対象ソフトウェア6つの業務プロセスまたは汎用プロセスの機能を担うもの会計・受発注・決済・ECのいずれかの機能を含むもの
必要プロセス数6つの業務プロセスのうち1以上6つの業務プロセス及び汎用プロセスから4以上なし
補助率1/2以内3/4以内2/3以内
補助金額30万~150万円未満150万~450万円以下5万円~50万円以下50万円超~350万円
賃上げ要件加点要件必須要件不要

プロセスとは、「顧客対応・販売支援」や「会計・財務」「人事・労務」などにカテゴライズされた業務分類のことで、6つの業務プロセスと1つの汎用プロセスが定義されています。

汎用プロセスに合致するツールは、単独での申請が認められていません。共通プロセスや業種特化型プロセスに合致するツールとの申請が必要なので、注意してください。

上記表のうち「デジタル化基盤導入類型」は、「会計・受発注・決済・EC」のいずれかの機能を含むソフトウェアが対象となるため、勤怠管理システムの場合はこれに該当せず、通常枠A類型またはB類型を利用することになります。

なお、通常枠の補助率が1/2以内、補助金額の下限がA類型の30万円であることから、実際に申請する場合には、導入費用が60万円(税抜き)を超える必要があります。

IT導入補助金の申請フロー

IT導入補助金は、以下の流れに沿って手続きを進めていきます。

  1. IT導入支援事業者(勤怠管理システムの開発会社)とITツール(システム)を選定
  2. 「gBizIDプライム」を取得
  3. 独立行政法人情報処理推進機構(IPA)が実施する「SECURITY ACTION」を宣言
  4. IT導入支援事業者と共同で交付申請を実施
  5. 事務局から「交付決定」の連絡を受けた後、勤怠管理システムの発注・契約・支払いを完了
  6. 製品の契約内容や費用を証明する書類を添付して、事業実績報告を遂行
  7. 補助金額が確定し、金額を確認後に補助金が交付
  8. 決められた期間内(2022年申請の場合は、2024~2026年の3回)に、事業実施効果報告を実施

「gBizIDプライム」は、補助金などの行政サービスを利用する際に必要となる、法人代表者または個人事業主用の認証アカウントです。取得申請からID発行までは2週間ほどかかるため、早めに取得しておきましょう。

なお、交付申請してから「交付決定」連絡がある前に、契約・支払いを行ってしまうと、補助金は交付されません。必ず事務局からの「交付決定」通知を受けた後に、ITツールの発注・契約・支払いを行うようにしましょう。

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働き方改革推進支援助成金とは

働き方改革推進支援助成金は、生産性向上を図りつつ、労働時間の削減や従業員の健康維持などの取り組みを行う事業主のため、厚生労働省が主体となって設備投資に対する費用助成を行う制度です。以下の4つのコースが用意されています。

  • 労働時間短縮・年休促進支援コース
  • 勤務間インターバル導入コース
  • 労働時間適正管理推進コース
  • 団体推進コース

上記のうち団体推進コースを除いた3つのコースが、勤怠管理システム導入に利用できます。

働き方改革推進支援助成金の対象事業主

対象となるのは中小企業の事業主です。中小企業の定義は、以下の4業種につき、それぞれ資本・出資額または常時雇用する労働者数によって定められています。「IT導入補助金」の要件とは異なるので注意しましょう。

業種資本金または出資総額従業員数
小売業・飲食店5,000万円以下50人以下
サービス業5,000万円以下100人以下
卸売業1億円以下100人以下
その他業種3億円以下300人以下

各コース共通の要件

それぞれのコースに設定された成果目標を達成するために、以下の9つの取り組みのうち、1つ以上を実施する必要があります。

  • 労務管理担当者への研修
  • 労働者に対する研修・周知・啓発
  • 外部専門家からのコンサルティング
  • 就業規則や労使協定の再整備
  • 新規採用や中途採用など人材確保に向けた動き
  • 労務管理用ソフトウェアの導入・更新
  • 労務管理用機器の導入・更新
  • デジタル式運行記録計の導入・更新
  • 業務効率改善に寄与する設備や機器の導入及び更新

上記のうち「労務管理用ソフトウェアの導入・更新」が勤怠管理システムの導入に該当します。

なお、いずれのコースも、2022年11月30日までに交付申請を行い、交付決定の日から2023年1月31日までに取り組みを実施する必要があります。

労働時間短縮・年休促進支援コースの内容

時間外労働削減や年次有給休暇取得率向上に向け、組織全体の生産性アップを目指す中小企業向けのコースです。以下の成果目標のうち、1つ以上の達成を目的とした取り組みを行うことが必要になります。

  1. 全ての対象事業場において、令和4年度又は令和5年度内において有効な36協定について、時間外・休日労働時間数を縮減し、月60時間以下、又は月60時間を超え月80時間以下に上限を設定し、所轄労働基準監督署長に届け出を行うこと
  2. 全ての対象事業場において、年次有給休暇の計画的付与の規定を新たに導入すること
  3. 全ての対象事業場において、時間単位の年次有給休暇の規定を新たに導入すること
  4. 全ての対象事業場において、特別休暇(病気休暇、教育訓練休暇、ボランティア休暇、新型コロナウイルス感染症対応のための休暇、不妊治療のための休暇)の規定をいずれか1つ以上を新たに導入すること

支給額は、以下の「成果目標1~4に応じた上限額+賃金引き上げ加算額」か「対象経費の合計額×補助率3/4」のいずれか低い額になります。

  1. 成果目標1の上限額
事業実施後に設定する時間外労働時間数等事業実施前の設定時間数
現に有効な36協定において、時間外労働時間数等を月80時間を超えて設定している事業場現に有効な36協定において、時間外労働時間数等を月60時間を超えて設定している事業場
時間外労働時間数等を月60時間以下に設定150万円100万円
時間外労働時間数等を月60時間を超え、月80時間以下に設定50万円
成果目標1の上限額
  1. 成果目標2達成時の上限額:50万円
  2. 成果目標3達成時の上限額:25万円
  3. 成果目標4達成時の上限額:25万円
引き上げ人数1~3人4~6人7~10人11人~30人
3%以上引き上げ15万円30万円50万円1人当たり5万円
(上限150万円)
5%以上引き上げ24万円48万円80万円1人当たり8万円
(上限240万円)
賃金引き上げ加算額

勤務間インターバル導入コースの内容

2018年4月から努力義務とされている、勤務間インターバル制度の導入を検討している企業向けのコースです。以下のいずれかの勤務間インターバルに関する成果目標達成を目的とした取り組みを行うことが要件となります。

  1. 勤務間インターバルを導入していない事業場において、新たに9時間以上の勤務間インターバルを導入する
  2. 既に9時間以上の勤務間インターバルを導入しているものの、対象従業員が全従業員の半数以下である事業場において、対象者が全従業員の半数を超えるよう範囲を拡大する
  3. 既に9時間未満の勤務間インターバルを導入している事業場において、全従業員の半数を超える従業員を対象に、休息時間を2時間以上延長し且つ9時間以上とする

支給額は、取り組みに応じた以下の金額を上限として、対象経費の3/4となっており、賃金引き上げ目標達成の場合は、これに賃金引き上げ加算額が加算されます(金額は「労働時間短縮・年休促進支援コース」を参照)。

休息時間数「新規導入」に該当する取組がある場合「新規導入」に該当する取組がなく、「適用範囲の拡大」又は「時間延長」に該当する取組がある場合
9時間以上
11時間未満
80万円40万円
11時間以上100万円50万円

なお、「休息時間数」は、事業実施計画において指定した事業場に導入する勤務間インターバルの休息時間のうち、最も短いものを指します。

労働時間適正管理推進コースの内容

労働時間適正管理推進コースは、労働時間の正確な把握や労務管理の効率化に励む中小企業向けのコースです。以下のすべての成果目標達成を目的とした取り組みを行うことが要件となります。

  1. 全ての対象事業場において、新たに勤怠管理と賃金計算をリンクさせて、賃金台帳を作成・管理・保存できる統合管理ITシステムを用いた労働時間管理方法を採用する
  2. 全ての対象事業場において、新たに賃金台帳等の労務管理書類について5年間保存することを就業規則等に規定する
  3. 全ての対象事業場において、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に係る研修を労働者及び労務管理担当者に対して実施する

支給額は、100万円を上限として対象経費の3/4で、賃金引き上げ目標達成の場合は、これに賃金引き上げ加算額が加算されます(金額は「労働時間短縮・年休促進支援コース」を参照)。

働き方改革推進支援助成金の申請フロー

働き方改革推進支援助成金の申請は、以下の流れに沿って手続きを進めます。

  1. 期日(2022年11月30日)までに、管轄都道府県労働局に「交付申請書」及び「事業実施計画書」を提出
  2. 労働局から交付決定通知を受理した後、勤怠管理システムの導入や就業規則の変更などの取り組みを実施する
  3. 支給申請書を提出(事業実施機関終了後30日以内または2023年2月10日のいずれか早い日まで)
  4. 支給決定通知後に助成金受給

「交付申請書」及び「事業実施計画書」の提出期限は、2022年11月30日です。期日を過ぎると受け付けてもらえないため、早めに準備しましょう。

また、交付決定通知後に提出する支給申請書も、基本的には事業実施機関終了後30日以内(2023年2月10日のいずれか早い日まで)が、期限となっています。

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補助金・助成金を活用して、勤怠管理システムを導入しましょう

勤怠管理システムは、全従業員に対して利用するシステムで、業務全体の効率化や生産性向上につながります。補助金や助成金をうまく活用することで、勤怠管理システム導入に掛かるコストを大幅に削減可能です。

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