社内コミュニケーションツールとして、多くの企業で導入されているMicrosoft Teamsですが、シフト機能を使うことで勤怠管理も行うことができます。

この記事では、Teamsと連携可能な勤怠管理システムについて触れ、Teamsの機能を拡張させるチャットポットの導入方法についても解説します。

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Teamsと連携可能な勤怠管理システムはある?

在宅勤務の推進などにより、社内のコミュニケーションツールとしてTeamsやSlack、LINE WORKSなどを導入する企業が増えてきています。

SlackやLINE WORKSには、勤怠管理システムと連携して出退勤時の打刻をサポートする機能があります。

Microsoft Teamsとは?

Microsoft Teamsとは、マイクロソフトが提供するビジネスコミュニケーションツールであり、最近のWindowsパソコンであれば標準搭載されているため、手軽に導入できます。

Teamsでは、あらかじめ作成したチーム内でのチャットによる会話やファイルの共有・編集機能、オンライン会議の開催などの機能を備えています。

また、「Shifts」機能を使うことで、社員間のスケジュール(シフト)の作成や共有、変更、出退勤時間の打刻などもできるようになります。

打刻機能については、個人のスマートフォンアプリからアクセス可能で、位置情報を取得する設定にすることで、特定の場所でのみ出退勤の打刻が可能となるため、不正打刻防止にもなります。

直接Teamsと連携できる勤怠管理システムはない

2022年1月現在、TeamsにはSlackやLINEのように直接勤怠管理システムと連携させる機能はありません。

ただし、FAQチャットボットであるSyncpitを使うことで、Teamsと勤怠管理システムKING OF TIMEの二つをうまく活用して人事業務の効率化を図ることができます。

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SyncpitをTeamsおよび勤怠管理システムと連携させる

Syncpitは、Teamsとking of timeを連携させると言うよりは、両方の機能を拡張させるものです。

Syncpitとは?

Syncpitとは、バックオフィス業務に特化したFAQチャットボットシステムです。

たとえば、人事総務や情報システムといった部署には日頃からさまざまな問い合わせが入り、その対応に時間をとられることが大きな悩みとなります。

そこで、FAQチャットボットシステムを導入することで照会対応を自動化させ、負担軽減を図ることができます。

チャットポット導入時に手間となる初期設定も、プリセットの中から自社の業務にあったものを選び、カスタマイズして使うことで簡単に使い始めることができます。

Syncpitでは、実際に使っているTeamsやSlack、LINE WORKSといったビジネスチャットツールを連携させることで動作します。

すでに導入しているチャットツールを使うことで、通知の見逃しや照会のためにわざわざFAQツールを起動するといった手間がなく利用できます。

TeamsとSyncpitを連携させる

TeamsとSyncpitを連携させることで、Teamsを介したFAQチャットのやり取りが可能となります。
すでに保有しているIDを利用するため、社員一人一人のIDを新たに作る必要がありません。

利用の申し込みを行うと、60日間の無料体験が受けられます。
発行される専用URLへアクセス後、連携するビジネスチャットとしてTeamsを指定し、自社の業務に合ったプリセットFAQを選択、利用する従業員をユーザ登録することで利用できます。

照会に対する回答や通知が普段利用しているTeams上で届き、さらにその後のアクションについてもリンク形式で案内されているため、通知を受け取ったあとのアクションを誘導することも可能です。

そのため、回答や通知をする手間、その後のアクションについて説明する手間がなく、スムーズに導入できます。

KING OF TIMEとSyncpitを連携させる

Syncpitは、勤怠管理システムであるKING OF TIMEと連携させることでさらに有効活用することができます。

日々の出退勤や休暇などの記録にKING OF TIMEを導入している場合は、勤務実績情報や打刻漏れなどを自動通知できるようになります。
また、経費精算の締め日などのリマインド通知も可能です。

連携手順も簡単で、Syncpitの「機能連携」メニューより、「KING OF TIME」を選択し、「通知管理」→「勤怠通知」より各種設定を行うだけで完結します。

Teamsと勤怠管理システムをSyncpitに連携させて効率アップを

Teams単体で勤怠管理システムと連携できるわけではありませんが、すでに社内のコミュニケーションツールとしてteamsを導入している場合は、Syncpitを導入することで問い合わせ業務の効率化を図ることができます。

さらに、勤怠管理システムKING OF TIMEの導入により、無駄のないスムーズな機能拡張が可能となり、業務効率化のシナジー効果が得られます。

「勤怠管理システムの選定・比較ナビ」は、Teams以外のSlackやLINE WORKSなどと連携可能な勤怠管理システムの中から、自社に最もマッチングするシステムを探し出すことができます。

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