変形労働時間制は、業務の繁閑に応じて柔軟に労働時間を変動できる制度で、無駄な残業を減らしつつ人件費を抑えることができます。

しかし、実際に制度を正しく運用していくためには、計画的な労働時間の設定や特殊な賃金計算が必要となるため、勤怠管理システムの導入が不可欠となります。

この記事では、変形労働時間制を運用するために勤怠管理システムに求められる要件や、システム選びのポイントについて、わかりやすく解説します。

失敗しない勤怠管理システムの選び方とは?
・システム検討時に注意すべき点を整理したい
・業務運用で管理すべき点を網羅的に整理したい
・効率化(システム化)できる点を整理したい

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変形労働時間制とは

1ヶ月間や1年間といった一定の期間の中で、業務の繁閑に応じて労働時間を変動させる制度です。通常の勤務形態では、1日8時間・週40時間が法定労働時間と決められており、これを超える労働には時間外割増賃金が必要となります。

しかし、変形労働時間制の場合は、基本的には期間トータルで時間外労働を判定するため、日ごと週ごとに法定労働時間を超えても、直ちに残業代が発生しないという特徴があります。

従業員にとってはメリハリのある働き方が可能となり、会社にとっては無駄な残業を減らして人件費を抑えられるというメリットがあります。

変形労働時間制には、対象となる期間(変形期間と呼びます)に応じて「1ヶ月単位」「1年単位」「1週間単位」がありますが、1週間単位の変形労働時間制は業種と規模要件が限定的で、導入事例も非常に少ないため、本記事では1ヶ月単位と1年単位を中心に解説していきます。

また、フレックスタイム制も法律的には変形労働時間制の一類型とされていますが、制度趣旨や労働時間の取り扱いはまったく別の制度であるため、別記事にて解説しています。

変形労働時間制に勤怠管理システムがおすすめな理由とは

変形労働時間制では日ごと週ごとに所定労働時間が異なり、残業代の基礎となる時間外労働のカウントも特殊な計算が必要となります。

また、1年単位の場合は、年間の勤務カレンダーの作成が必要となるなど、紙ベースやExcelによる管理では、労務担当者の負担が大きくなり、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。

そこで、変形労働時間制に対応した勤怠管理システムを導入し、就業規則等で取り決めた内容を設定しておくことで、労働時間の集計や賃金計算を自動で正しく行うことができるようになります。

担当者の負担を大幅に軽減しつつ、残業代の削減や業務効率化、生産性向上などに繋がっていくというわけです。

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1ヶ月単位の変形労働時間制の勤怠管理とシステム要件

1ヶ月単位の変形労働時間制は、1ヶ月以内の変形期間の中で、週平均労働時間が法定労働時間に収まっていれば、特定の日や週に法定労働時間を超えていても、時間外労働とは扱われません。月内で繁閑の差が激しい業種・事業場に効果的とされています。

制度の詳しいルールと、対応するシステム要件について見ていきましょう。

1ヶ月単位変形労働時間制の労働日・労働時間の設定は?

1か月以内の変形期間を通じて、週平均労働時間が法定労働時間の40時間(44時間)を超えないよう、日ごと週ごとの所定労働時間を設定します。従業員10人未満の商業や接客娯楽業などの事業場は「特例措置対象事業場」と呼ばれ、週の法定労働時間が44時間と定められています。

また、後述する1年単位のような、1日単位及び週単位に設定できる所定労働時間の上限はありません。ここでのシステム要件としては、以下のような点が挙げられます。

  • 変形期間の暦日数に応じた上限時間の設定ができるか?
  • 特例措置対象事業場の場合は、週平均労働時間を44時間として設定できるか?
  • 指定フォーマットで勤務表を取り込めるか?

なお、変形期間は1ヶ月ちょうどにする必要はなく、たとえば4週間とすることも可能です。システム要件としては、「賃金締め日と異なる期間で変形期間の設定ができるか?」ということになります。

1ヶ月単位変形労働時間制の残業代計算は?

残業代の基礎となる時間外労働の時間数は、以下の3ステップに分けてカウントします。

  1. 1日単位:所定労働時間を8時間以内と定めた日は8時間、8時間を超える時間を定めた日はその定めた時間を超えた時間分をカウントする
  2. 週単位:所定労働時間を40時間以内と定めた週は40時間、40時間を超える時間を定めた週はその定めた時間を超えた時間をカウント(1.でカウントした時間を除く)
  3. 期間通算:期間の暦日数に応じて定められた法定上限時間を超えた時間をカウント(1.及び2.でカウントした時間を除く)

システム要件としては「それぞれのステップを踏んだ月次集計が可能か?」ということになります。なお、22時から翌5時までの深夜労働に対しては、変形労働時間制の対象労働者であっても、深夜割増賃金(25%以上)が必要となりますので、注意が必要です。

1ヶ月単位変形労働時間制の休日は?

休日の取り扱いについては、基本的に通常の勤務形態と同じで「週1日もしくは4週4日」の法定休日の付与が必要で、法定休日の労働に対しては休日割増賃金(35%以上)が必要となります。ただし、休日労働の時間は、時間外労働のカウントには含めません。

また、4週を通じて4日付与の「変形休日制」を採用する場合は、就業規則に起算日の規定が必要となりますが、この起算日は変形期間の起算日とは無関係ですので、混同しないよう注意しましょう。

システム要件としては「変形期間の労働日設定(シフト作成)時に、法定休日に関するアラート表示が可能か?」ということになります。

1ヶ月単位変形労働時間制で7日に満たない週はどうなる?

変形労働時間制を運用していくと、変形期間となる月の第1週及び最終週が7日に満たないケースが必ず出てきます。この場合、原則は「端数週の暦日数 ÷ 7 × 週の法定労働時間」で計算した時間をその週の法定労働時間として扱うことになっています。

また、週の起算日を変形期間と初日とすることも可能で、この場合は暦日数28日の月以外は必ず最終週に端数が生じることになります。最終週に7日に満たない端数が生じた場合は、原則に沿って暦日数で按分するか、翌月の第1週に繰り越すかのいずれかの処理を行います。

システム要件としては「端数週の法定労働時間を、暦日数で按分した時間で計算できるか?」「最終週に生じた端数を、翌月の第1週に繰り越し処理できるか?」ということになります。

1ヶ月単位変形労働時間制の月途中で入社・退社があったら?

変形期間の対象月の途中で入退社や勤務形態変更があった場合は、そのまま変形労働時間制を適用してしまうと、期間トータルの時間外労働のカウントに不公平が生じます。

この場合は、変形労働時間制の適用を受けていた期間(たとえば途中入社であれば入社日から変形期間の末日まで)の暦日数で按分して、「暦日数 ÷ 7 × 週の法定労働時間」を上限時間とするか、当月のみ変形労働時間制の対象外とするという扱いになります。

システム要件としては「制度適用/非適用となる期間の前後で法定労働時間の切り分けが可能か?」ということになります。

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1年単位の変形労働時間制の勤怠管理とシステム要件

1年単位の変形労働時間制は、1ヶ月を超え1年以内の期間で変形期間を設定でき、数ヶ月サイクルや季節により繁閑の差が激しい業種や事業場に向いています。残業代削減効果が1ヶ月単位よりも高いとされていますが、導入には労使協定の締結・届出が必要です。

1年単位変形労働時間制の労働日・労働時間の設定は?

1年以内の期間を通じて、週平均労働時間が40時間を超えない範囲で、日ごと週ごとの所定労働時間を設定します。1ヶ月単位と異なり、特例措置対象事業場であっても、週平均労働時間は40時間以内に収める必要があります。

また、変形期間が3ヶ月を超える場合、1年あたりの総労働日数が280日、総労働時間が2085.7時間という上限(365日の場合)があります。ここでのシステム要件としては、以下のような点が挙げられます。

  • 年間の勤務カレンダー(シフト表)作成が可能か?
  • 設定した年間労働日数、年間労働時間が法定上限を超える場合にアラート表示が可能か?
  • 指定フォーマットで勤務表を取り込めるか?

1年単位変形労働時間制の日ごと・週ごとの労働時間の上限は?

1年単位の変形労働時間制には、1日10時間、週52時間という所定労働時間の上限があります。これは、変形期間の前半に長時間労働を集中させ、後半に休日を増やして帳尻を合わせるといった極端な運用を防ぐためで、その他にも以下のような制限が設けられています。

  • 変形期間中に、所定労働時間が週48時間を超える週は、連続3週以内とすること
  • 変形期間を3ヶ月ごとに区切って、各期間ごとに所定労働時間が週48時間を超える週は、3週以内とすること

システム要件としては「勤務カレンダー(シフト表)作成時に、日単位、週単位、期間中のそれぞれの上限時間を超える設定に対して、アラート表示が可能か?」ということになります。

1年単位変形労働時間制の休日、連続労働日数は?

基本的には、週1日もしくは4週4日の法定休日の付与や、法定休日の労働に対する休日割増賃金の支払いなどは、1ヶ月単位の場合と同様です。

加えて、1年単位の場合は、特に繁忙な時期を「特定期間」として定めることができます。これは、連続労働日数につき原則6日が上限であるところ、特定期間に限り連続12日勤務まで認められるというものです。

システム要件としては「通常期間と特定期間による連続労働日数の切り替え、及び超える場合のアラート表示が可能か?」ということになります。

1年単位変形労働時間制の残業代計算は?

1ヶ月単位と同様に、以下の3ステップに分けてカウントします。

  1. 1日単位:所定労働時間を8時間以内と定めた日は8時間、8時間を超える時間を定めた日はその定めた時間を超えた時間分をカウントする
  2. 週単位:所定労働時間を40時間以内と定めた週は40時間、40時間を超える時間を定めた週はその定めた時間を超えた時間をカウント(1.でカウントした時間を除く)
  3. 期間通算:期間の暦日数に応じて定められた法定上限時間を超えた時間をカウント(1.及び2.でカウントした時間を除く)

なお、1日単位、週単位でカウントした分の残業代はその各月、期間通算でカウントした分の残業代は変形期間の最終月に計上して支払うことになります。

システム要件としては「それぞれのステップを踏んだ月次集計が可能か?」「期間通算の時間外労働が最終月の残業代計算に計上されるか?」ということになります。

また、36協定を締結した場合、通常設定できる時間外労働の上限は「月45時間、年360時間まで」とされていますが、1年単位の変形労働時間制においては、この上限が「月42時間、年320時間まで」となっています。

対応するシステム要件としては「時間外労働の上限に対するアラート表示が可能か?」ということになります。なお、深夜労働に対しては、通常どおり深夜割増賃金が必要という点は1ヶ月単位と同様です。

1年単位変形労働時間制で7日に満たない週はどうなる?

各月の第1週や最終週に発生する、7日に満たない端数週の取り扱い及びシステム要件については、1ヶ月単位と同じですので、「1ヶ月単位変形労働時間制で7日に満たない週はどうなる?」の項をご参照ください。

1年単位変形労働時間制の期間途中で入社・退社があったら?

変形期間の月途中で入退社や勤務形態変更があった場合は、変形労働時間制の適用を受けていた期間の暦日数で按分(暦日数 ÷ 7 × 週の法定労働時間)して、週平均の所定労働時間が40時間を超えた部分について賃金精算します。

たとえば、4月1日を起算日とする変形期間1年の変形労働時間制の事業場において、1月入社の従業員がおり、かりに1月~3月が繁忙期でこの間の所定労働時間が550時間と設定されていたケースで考えてみます。

通常の勤務形態であれば、この期間に週40時間で勤務した場合の総労働時間は514.2時間となるため、これを超えた部分については時間外労働に計上して精算する必要があるというわけです。

システム要件としては「変形期間の途中適用に応じた、時間外労働の按分計算が可能か?」ということになります。

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変形労働時間制には、勤怠管理システムが不可欠

変形労働時間制を採用し、変形期間の繁閑に応じて適切な所定労働時間を設定したうえで、段階的に正しく時間外労働の集計・残業代の計算をするには、勤怠管理システムでないと難しい面が多々あります。

勤怠管理システムを導入することにより、変形労働時間制などの多様な働き方に柔軟に対応でき、無駄な人件費の削減、生産性の向上などに繋がります。

とは言え、本記事で解説したシステム要件を一つ一つ照らし合わせながら、製品仕様を確認するのも大変な手間がかかります。そこで、おすすめなのが「勤怠管理システムの選定・比較ナビ」です。

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