労働時間計算の落とし穴とは？具体例で学ぶ残業代の計算方法

労働時間が正しく計算できていない場合、後から残業代の未払いを指摘される可能性もあります。特に、深夜労働や休日労働が絡むシーンは間違いが起こりやすく、注意が必要です。

この記事では、労働時間の計算の基本的なルールを押さえつつ、日付をまたいだ休日労働や手当の取扱いなどのミスが起きやすいポイントについて、分かりやすく解説します。

勤怠管理システムを見直したい方は、ヨウケンをご活用ください。無料でご利用できます。

労働時間の基礎をおさらい

労働時間を正しく計算するためには、基本的な労働時間の定義やルールを把握しておく必要があります。

労働時間は、拘束時間から休憩時間を引いたもの

労働時間は、業務開始から終了までの拘束時間から休憩時間を除いた「使用者の指揮命令下に置かれている時間」で、労働基準法の規制が及ぶ時間です。

就業規則などで規定されている所定労働時間とは関係なく、実際に「使用者の指揮命令下に置かれている」と判断される時間は、すべて労働時間としてカウントします。

法定労働時間は1日8時間・週40時間

法定労働時間とは、労働基準法が定める労働時間のことで「1日8時間・週40時間」までとされています。法定労働時間を超える労働は原則違法ですが、以下のような例外規定が設けられています。

36協定の締結

使用者が労働者に対して、法定労働時間を超える労働をさせる場合には、36協定を締結する必要があります。36協定を締結することで、月45時間・年360時間までの法定時間外労働が可能になります。

特例措置対象事業場（週44時間）

法定労働時間は週40時間が原則ですが、従業員数が常時10人未満の小売業や接客娯楽業などは特例措置対象事業場とされ、1週間における所定労働時間を44時間まで設定可能です。

管理監督者は労働時間の規定適用外

労働基準法第41条に定められた管理監督者に該当する労働者には、労働時間、休憩、休日に関する規定が適用されません。

変形労働時間制

変形労働時間制を導入すると、特定の期間に限り「1日8時間・週40時間」を超えての労働が可能になります。変形労働時間制とは、月単位や年単位の一定の期間の中で、総枠が決められた労働時間をやりくりする制度です。

みなし労働時間制

実労働時間にかかわらず、あらかじめ定めた時間分を労働したものとみなす制度で、原則的には時間外労働が発生しません。

時間外労働と割増賃金について

1日8時間を超える労働、週40時間を超える労働に対しては、36協定の有無に関わらず25%以上の割増賃金が必要です。さらに、月60時間を超える時間外労働に対しては50%以上の割増賃金が必要になります（中小企業は2023年4月からの適用）。

なお、1日単位では8時間内の労働であっても、週の合計が40時間を超えれば、超過分の割増賃金を支払わなければなりません。

また、深夜22時から5時の労働に対しては25%以上の深夜割増賃金、週1日または4週につき4日の法定休日の労働に対しては35%以上の休日割増賃金がそれぞれ必要です。

勤怠管理システムを見直したい方は、ヨウケンをご活用ください。無料でご利用できます。

具体的ケースにおける労働時間の計算方法

以下の前提条件のもと、労働時間の計算方法について具体的な事例で解説します。

• 所定労働時間：9～17時（7時間）
• 休憩時間　　：12～13時
• 休日　　　　：土曜日・日曜日
• 週の起算日　：月曜日
• 各割増賃金率は法定通り（通常割増：25％、深夜割増：25％、休日割増：35％）とする

なお、週の起算日は就業規則で任意に定めることもできますが、就業規則に特に定めがない場合は日曜日～土曜日が週の単位となります。

1日に8時間を超えて労働した場合

月曜日に1時間、水曜日に3時間の時間外労働が発生した場合の計算例になります。

• 月曜日
  • 17時～18時までの1時間は法定労働時間内のため、「法定時間内労働」として割増無しの1時間相当分の賃金を支払えば問題ありません
• 水曜日
  • 17時～18時までの1時間は法定労働時間内で、割増無しの1時間相当分の賃金を支払います
  • 18時～20時までの2時間は「法定時間外労働」に該当するため、超過した2時間分に対して、25％の割増賃金を上乗せして支払う必要があります

土曜日も通常通り労働した場合

月～金曜日までは所定労働時間通りに勤務し、土曜日も出勤し所定労働時間通りに勤務した場合の計算例になります。

• 月～金曜日
  • 所定労働時間通りの労働のため、割増賃金は発生しません
• 土曜日
  • 月～金曜日までの労働時間35時間と合わせて、週トータルの労働時間が42時間となるため、週法定労働時間40時間を超過する2時間分に対して25%の割増賃金が発生します
  • 土曜日は休日ですが、休日割増賃金が発生する法定休日は、就業規則に定めのない限り週の後から到来する休日つまり日曜日であることから、所定休日に当たる土曜日には休日割増賃金は発生しません

土日のどちらも労働した場合

月～金曜日までは所定労働時間通りに勤務し、土曜日も所定労働時間通りに勤務した上で、さらに日曜日にも4時間労働した場合の計算例です。

• 月～土曜日
  • ケース2の通り、土曜日の2時間に対して25%の割増賃金が発生します
• 日曜日
  • 法定休日である日曜日の4時間分に対して、35%の休日割増賃金が発生します

22時以降の残業があった場合

月～木曜日まで1時間ずつ残業し、金曜日は9～24時まで労働した場合の計算例です。

• 月～木曜日
  • 法定時間内労働であるため、割増賃金は発生しません
• 金曜日
  • 18時を回った時点で週の労働時間40時間を超えるため、以降24時までの6時間については25%の割増賃金が発生します
  • 22～24時までは深夜労働に該当するため、2時間分に対して25%の深夜割増賃金が発生し、通常割増分25％と合わせて50%の割増賃金が必要になります

徹夜で勤務し、引き続き2日間連続労働となった場合

月、火曜日は所定時間通りの労働でしたが、水曜日の勤務が徹夜になり、そのまま引き続き木曜日も終日17時まで勤務した場合の計算例です。

• 水曜日
  • 18時を回った時点で1日8時間を超えるため、25%の割増賃金が発生しますが、翌日の始業時間までを1日の労働時間とみなすため、18時～翌9時までの15時間分が水曜日の時間外労働として25％の割増賃金の対象となります
  • 22時～翌5時までの7時間分に対して、25%の深夜割増賃金が加算されます
• 木曜日
  • 1日の時間外労働としてはリセットされるものの、月・火曜日の14時間、水曜日の24時間と合わせて既に週38時間となっているため、11時を回った時点で週40時間を超え、以降の労働に対して25%の割増賃金が発生します

徹夜で勤務し、法定休日をまたいだ連続労働となった場合

月～金曜日は所定時間労働でしたが、土曜日の所定休日労働が徹夜となり、引き続き日曜日の12時まで勤務した場合の計算例です。

• 土曜日
  • 15時を回った時点で週40時間を超えるため、15～24時までの9時間分に対して25%の割増賃金が発生します
  • 22時～翌5時までの7時間分に対して、25%の深夜割増賃金が加算されます
• 日曜日
  • 休日は「暦日」で考え、日付が変わった時点で「休日労働」として扱うため、0～12時までの12時間分に対して35%の休日割増賃金が発生します

労務管理者として知っておきたい労働時間の注意点

ここまで紹介した計算方法以外にも、知っておきたい細かい注意点があります。

月をまたぐ週の労働時間の計算は？

月の最終週が翌月の第1週にまたがっている場合、週の労働時間をどう捉えるかについては、労働基準法などで明確に規定されていません。ただし、基本的には週の労働時間が確定する、後の月の時間外労働として扱うことになっています。

たとえば、2021/9/26～2021/10/2の週を例に取ると、9/30(木)までは時間外労働が発生せず、10/1(金)に週40時間を超過した場合は、10月分の時間外労働として割増賃金の対象となります。もちろん、前倒しで9月分の割増賃金として算入しても労働者に不利益とはならないため、問題はありません。

特別業務手当がある場合

会社によっては、特定の業務に対して業務手当を支給しているケースがあります。
日ごとに特別の業務に対して支給されている場合は、就業規則の支給単位に従って計算します。

「特別業務手当1時間につき〇〇円」と規定されている場合

「特定業務手当1時間につき800円」のような規定であれば、そのまま時間数を乗じればよく、特定業務が時間外労働として行われた場合は割増賃金を加算して支給します。たとえば、上記で2時間の特別業務が時間外労働として行われた場合は、以下のようになります。

800円×2時間×1.25＝2,000円

「特別業務手当・〇〇円」と規定されている場合

「特定業務手当・800円」のような規定であれば、「手当の額÷所定労働時間×業務に従事した時間数」で計算します。2時間の特別業務が時間外労働として行われた場合は、以下のようになります。

（800円÷8時間）×2時間×1.25＝250円

労働時間管理はエクセルでは限界｜勤怠管理システムが最適

エクセルで労働時間を管理しようとすると、日付をまたいだり、休日の深夜労働などを正しく計算するのが非常に難しくなります。また、労働時間を計算できる単体アプリもありますが、他の勤怠データなどとの連動性がなく、一元管理には向きません。

勤怠管理システムを導入することで、正しい計算ロジックに基づいた労働時間を算出でき、給与データへの反映も一括で行えます。

勤務実態に応じた労働時間を正確に計算するためにも、勤怠管理システムの導入をおすすめします。勤怠管理システムの選定・比較ナビは、多くの勤怠管理システムから自社にマッチした最適なシステムを見つけ出せるサイトです。

勤怠管理システムでお困りのあなたへ
・今よりも良い勤怠管理システムがあるか知りたい
・どのシステムが自社に合っているか確認したい
・システムの比較検討を効率的に進めたい